Das Thema
Die Verwendung von elektronischen Signaturen (E-Signaturen) steht immer mehr im Fokus bei Transformationen in digitale HR-Abteilungen. Die Verwendung solcher E-Signaturen bietet das Potenzial für eine nachhaltige Lösung zur Optimierung der HR-Prozesse.
Gegenwärtig stehen einem verbreiteten Einsatz noch zahlreiche rechtliche Unsicherheiten im Weg. Vor jedem Einsatz ist daher zunächst zu prüfen, ob überhaupt eine E-Signatur genutzt werden kann und wenn ja, welche Art der E-Signatur aus Wirksamkeits- und beweisrechtlichen Gründen verwendet werden sollte. Doch ein erstes Tätigwerden des Gesetzgebers und erste anhängige Gerichtsverfahren lassen auf eine Klärung der Unsicherheiten in naher Zukunft hoffen. Nachfolgend beleuchten wir daher schon jetzt die Verwendungsmöglichkeiten vom Eintritt in ein Arbeitsverhältnis bis zum Austritt aus dem Arbeitsverhältnis.
Grundsätzliches: Die drei Arten der E-Signatur
| Einfache E-Signatur (EES) | Fortgeschrittene E-Signatur (FES) | Qualifizierte E-Signatur (QES) | |
| Beschreibung | Maschinenschriftliche Wiedergabe des Namens des/der Unterzeichners*in (z.B. E-Mail Signatur oder eingescannte Unterschrift) | Unter Verwendung elektronischer Signaturerstellungsdaten erstellte Unterschrift, die dem/der Unterzeichner*in eindeutig zuzuordnen ist, seine/ihre Identifizierung ermöglicht und eine nachträgliche Veränderung der Daten erkennen lässt | Mittels einer qualifizierten elektronischen Signaturerstellungseinheit erstellte und auf einem qualifizierten Zertifikat für elektronische Signaturen beruhende Unterschrift |
| Rechtswirksamkeit | Ersetzt die Textform i.S.d. § 126b BGB | Ersetzt die Textform i.S.d. § 126b BGB | Entspricht der Schriftform i.S.d. § 126 BGB – also die eigenhändige Unterschrift.
Die gesetzliche oder vereinbarte Schriftform kann durch eine QES ersetzt werden, wenn das Gesetz nichts anderes bestimmt, gemäß § 126a i.V.m. § 126 Abs. 3 BGB |
| Beweiskraft | Die Echtheit des Dokuments und die Abgabe der Erklärung durch den/die Aussteller*in unterliegen der freien Beweiswürdigung (§ 286 ZPO) | Die Echtheit des Dokuments und die Abgabe der Erklärung durch den/die Aussteller*in unterliegen der freien Beweiswürdigung (§ 286 ZPO) | Erbringt der Vollbeweis, dass die Erklärung im Dokument von dem/der Aussteller*in abgegeben wurde (§§ 371a Abs.1 S.1, 416 ZPO). Nach einer erfolgreichen Signaturprüfung nach der eIDAS-VO besteht ein Anscheinsbeweis der Echtheit des Dokuments (§ 371a Abs.1 S.2 ZPO) |
Arbeitsvertrag und elektronische Signatur
Die Möglichkeit zum Einsatz einer E-Signatur bietet sich zum ersten Mal beim Eintritt ins Arbeitsverhältnis. Nach dem Grundsatz der Formfreiheit können Arbeitsverträge formlos – d.h. auch mündlich – geschlossen werden. Folglich genügt jede Art der E-Signatur für den wirksamen Abschluss eines Arbeitsvertrags.
Nachweisgesetz erfordert zusätzlichen schriftlichen Nachweis
Potentiell problematisch sind die Vorgaben des Nachweisgesetzes („NachwG“). Dieses regelt in § 2 Abs. 1, dass die wesentliche Vertragsbedingung spätestens einen Monat nach dem vereinbarten Beginn des Arbeitsverhältnisses schriftlich festgehalten und dem/der Arbeitnehmer:in ausgehändigt werden müssen. Die Mindestanforderungen an den Inhalt des Nachweises werden in § 2 Abs. 1 S. 2 NachwG aufgezählt. In Satz 3 wird die elektronische Form für den Nachweis ausdrücklich ausgeschlossen.
Ein Nachweis ist gemäß § 2 Abs. 4 NachwG erst gar nicht erforderlich, wenn bereits zuvor ein schriftlicher Arbeitsvertrag „ausgehändigt“ worden ist. Anders als in § 2 Abs. 1 wird die elektronische Form in Abs. 4 jedoch nicht ausdrücklich ausgeschlossen. Das Fehlen des Ausschlusses kann jedoch nicht rechtssicher als Rechtfertigung für eine wirksame Verwendung der E-Signatur herangezogen werden, da nach der zugrundeliegenden europäischen Richtlinie ausdrücklich von der Aushändigung eines „Schriftstücks“ gesprochen wird, das auf ein physisches Dokument hindeutet.
Ein Verstoß gegen das NachwG führt nicht zur Unwirksamkeit des Arbeitsvertrags. Es findet jedoch eine Beweislastverteilung zu Ungunsten der Arbeitsgeberin statt, die fortan darlegen muss, welchen Inhalt die Absprachen zwischen den Parteien hatte. Weil der Verstoß gegen das NachwG auch die Verletzung einer arbeitsvertraglichen Pflicht bedeutet, entsteht zudem dem Grunde nach ein Schadensersatzanspruch des/der Arbeitnehmers:in (z.B. beim Verfall von nicht rechtzeitig geltend gemachten Ansprüchen in „Unkenntnis“ der Ausschlussfristen). In diesen Fällen würde jedoch die Verwendung einer QES das notwendige Beweisführungserfordernis sicherstellen (zur Beweiswirkung s.o.). Weit schwerwiegender lasten für einzelne Unternehmen, die einer regelmäßigen Erlaubnisprüfung durch staatliche Behörden unterliegen (z.B. Personaldienstleister), die möglichen Folgen einer Erlaubnisentziehung aufgrund einer negativen Bewertung hinsichtlich der generellen Normtreue.
Sorgt EU-Richtlinie für den Durchbruch der elektronischen Signatur?
Gegenwärtig ist vorsichtshalber noch bei der Verwendung der E-Signatur für einen Arbeitsvertrag zusätzlich ein schriftlicher Nachweis über die wesentlichen Vertragsbedingungen fristgerecht auszuhändigen. Letztlich führt die Digitalisierung in diesem Bereich daher nicht zu einem Mehrwert, sondern lediglich zu Mehrarbeit.
Den Bedarf nach einer verlässlichen digitalen Lösung hat der europäische Gesetzgeber jedoch bereits gesehen und mit der neuen Richtlinie (EU) 2019/1152 über transparente und verlässliche Arbeitsbedingungen gehandelt. Danach soll der Nachweis über die wesentlichen Arbeitsbedingungen zukünftig auch in elektronischer Form übermittelt werden können, sofern die Informationen für den/die Arbeitnehmer:in zugänglich sind, gespeichert und ausgedruckt werden können und die Arbeitgeberin einen Übermittlungs- oder Empfangsnachweis erhält.
Die Richtlinie ist bis zum August 2022 in nationales Recht umzusetzen, sodass in weniger als einem Jahr Klarheit in diesem Bereich zu erwarten ist.
Befristungen und auflösende Bedingungen
Besonderes Augenmerk ist auf befristete Arbeitsverträge und auflösende Bedingungen zu legen. Diese bedürfen zu ihrer Wirksamkeit gem. § 14 Abs. 4 TzBfG (für auflösende Bedingungen i.V.m. § 21 TzBfG) der Schriftform. Der vermeintlich eindeutige Wortlaut des Gesetzes schließt – anders als in anderen Bereichen des Arbeitsrechts – die Verwendung der elektronischen Form nicht ausdrücklich aus. Dennoch bestehen aufgrund der Entstehungsgeschichte der Norm Bedenken gegen die Verwendbarkeit der elektronischen Form.
Ausweislich der Begründung zum Entwurf des Gesetzes zur Einführung der elektronischen Form war es der Wille des historischen Gesetzgebers, die Möglichkeit der Verwendung der elektronischen Form für diese Fälle auszuschließen. Zum damaligen Zeitpunkt war das Formerfordernis für Befristungsabreden noch neben dem für Kündigungen und Auflösungsverträge in § 623 BGB geregelt. Für all diese Fälle fügte der Gesetzgeber dem Paragraphen einen eindeutigen zweiten Halbsatz an – „die elektronische Form ist ausgeschlossen“. Erst nach Abfassung des Regierungsentwurfs, aber noch vor der Beschlussfassung des Parlaments darüber wurden die Regelungen zur Befristung von Arbeitsverhältnissen jedoch aus dem BGB gelöst und durch das neu geschaffene TzBfG geregelt.
Der später vom Parlament unverändert beschlossene neue § 623 HS. 2 BGB erstreckte sich daher nur noch auf das Formerfordernis für Kündigungen und Aufhebungsverträge, jedoch nicht mehr auf das für Befristungsabreden, das sich nun in § 14 TzBfG fand. Der neue § 14 TzBfG wurde im Gesetz zur Einführung der elektronischen Form nicht berücksichtigt. Allein die Gesetzesbegründung bezog sich weiterhin auch auf Befristungsabreden. Ob die aus dieser „überholenden Gesetzgebung“ ursprünglich wohl unplanmäßig entstandene Regelungslücke nunmehr auf einem planvollen Unterlassen des Gesetzgebers beruht, der sie auch über zwanzig Jahre nach Einführung der elektronischen Form nicht geschlossen hat, lässt sich kaum mit Sicherheit beurteilen.
Sorgen alsbald Arbeitsgerichte für Klarheit?
Eine erste richterliche Einschätzung ist zu Beginn des kommenden Jahres in Berlin zu erwarten. Beim ArbG Berlin sind gegenwärtig zwölf entsprechende Entfristungsklagen im Zusammenhang mit dem Lebensmittel-Lieferdienst „Gorillas“ anhängig.
Sollte das Gericht die Ansicht vertreten, dass Befristungsabreden nicht formwirksam unter Verwendung der elektronischen Form geschlossen werden können, würde der formunwirksam befristete Arbeitsvertrag gem. § 16 TzBfG als auf unbestimmte Zeit geschlossen gelten. Bis zur Klärung dieser Frage sollte von der klassischen Schriftform Gebrauch gemacht werden. Dies gilt umso mehr, als ein Großteil aller Arbeitsverträge eine Klausel zur Beendigung des Arbeitsverhältnisses bei Eintritt ins Rentenalter enthalten dürfte, für die gem. § 21 TzBfG nichts Anderes als für Befristungen gilt.
Sonstige Vereinbarungen
Einzelne oftmals gesondert abzuschließende Vereinbarungen – wie NDAs – können hingegen mit der E-Signatur wirksam geschlossen werden, sofern nicht die elektronische Form ausgeschlossen ist.
Hierbei ist hinsichtlich des Beweisführungserfordernis in einem späteren Rechtsstreit auf die Art der E-Signatur zu achten. Stellen sie eine wesentliche Vertragsbedingung nach dem NachwG dar, muss auch die Nachweispflicht berücksichtigt werden.
Kündigung, Beendigungsvereinbarung und Arbeitszeugnis
Die Beendigung von Arbeitsverhältnissen durch Kündigung oder Aufhebungsvertrag bedarf gem. § 623 HS. 1 BGB zu ihrer Wirksamkeit der Schriftform. Die elektronische Form ist gemäß § 623 HS. 2 BGB ausdrücklich ausgeschlossen.
Damit können E-Signaturen in diesen Fällen nicht wirksam eingesetzt werden. Die Verwendung einer E-Signatur führt zur Unwirksamkeit der Kündigung oder Beendigungsvereinbarung, womit das Arbeitsverhältnis nicht beendet wird. Des Weiteren ist auch die Erteilung eines Arbeitszeugnisses in elektronischer Form gemäß § 630 S. 3 BGB ausgeschlossen. Das Zeugnis muss daher in klassischer Schriftform ausgestellt werden.
Arbeitgeberseitige Unterweisung
Eine Verwendungsmöglichkeit von E-Signaturen liegt vor allem in solchen Bereichen, in denen die Arbeitgeberin die Umsetzung von Pflichten dokumentieren und nachweisen muss. Arbeitsschutzrechtliche Unterweisung, z.B. Gefährdungsbeurteilungen zum Homeoffice, unterliegen keinen gesetzlichen Formvorschriften und können beweisstark mit einer QES durch beide Parteien zur Bestätigung der Kenntnisnahme und Dokumentation festgehalten werden.
E-Signatur und Arbeitsvertrag: Noch zu viele Unsicherheiten
E-Signaturen stecken gegenwärtig noch in den arbeitsrechtlichen Kinderschuhen. Unsicherheiten ergeben sich insbesondere daraus, dass die maßgeblichen Regelungen noch aus einer Zeit stammen, in der digitale HR Prozesse in weiter Ferne lagen. Der Einsatz von E-Signaturen ist daher derzeit nur nach eingehender rechtlicher Prüfung zu empfehlen.
Arbeitgeber müssen genau prüfen, welche Formerfordernisse bei einzelnen Rechtshandlungen zu beachten sind und ob die Verwendung einer E-Signatur dabei praktikabel ist. Denn die Nutzung einer im konkreten Fall gesetzlich nicht zulässigen E-Signatur kann zur Unwirksamkeit der jeweiligen Rechtshandlung führen und weitreichende Konsequenzen nach sich ziehen. Zudem fehlt es noch an einschlägiger Rechtsprechung, die Rechtssicherheit schaffen würde. Insbesondere im Bereich des Abschlusses von Arbeitsverträgen wäre es wünschenswert, eine klare rechtliche Grundlage zu schaffen.
E-Signatur auf dem Vormarsch – Beispiel: Einigungsstelle
In anderen arbeitsrechtlichen Bereichen hat die Nutzung von E-Signaturen eine solche bereits erhalten. Das Betriebsrätemodernisierungsgesetz sieht ausdrücklich die Möglichkeit zur Verwendung der elektronischen Form für Beschlüsse der Einigungs- und Vermittlungsstelle, den Abschluss von Interessenausgleichen, Sozialplänen und Betriebsvereinbarungen und für Richtlinien über den Inhalt, den Abschluss oder die Beendigung von Arbeitsverhältnissen der leitenden Angestellten vor.
Das bisherige Tätigwerden lässt darauf hoffen, dass weitere rechtliche Rahmenbedingungen geschaffen werden, die den Bedürfnissen einer digitalisierten Arbeitswelt entsprechen.
*Mit großem Dank an Arthur Neugebauer (wissenschaftlicher Mitarbeiter, Taylor Wessing) für die tatkräftige Mitarbeit bei der Vorbereitung dieses #EFAR-Beitrags.
