Gestaltung einer Arbeitszeitverkürzung: Vom Anspruch auf Teilzeit bis hin zur „Vier-Tage-Woche“

Das Thema

Eine ausgewogenere Work-Life-Balance, sichere Erholungsphasen, bessere Leistungsfähigkeit – die Verringerung der Arbeitszeit kann aus vielen Gründen begehrt und eingefordert werden. Arbeitszeitverkürzungen können eine Chance für ein motivierteres, effizienteres und ausgeglicheneres Arbeiten sein. Dabei ist es jedoch entscheidend, dass bei der Gestaltung dieser Modelle insbesondere Strukturen und Verantwortlichkeiten vorab geregelt werden und auf branchen- und unternehmensspezifische Besonderheiten geachtet wird.

In welchem (rechtlichen) Rahmen und mit welchen (Gestaltungs-)Möglichkeiten die Verkürzung der Arbeitszeit – auf Wunsch des Mitarbeiters oder infolge der Anordnung durch den Arbeitgeber –  geschehen kann, behandelt der folgende Beitrag.

Einvernehmliche Möglichkeit zur Arbeitszeitverkürzung

Aus verschiedenen Gründen können sowohl Arbeitnehmer als auch Arbeitgeber ein Interesse daran haben, die vertraglich vereinbarte Arbeitszeit zu verkürzen. Eine solche Reduzierung betrifft in der Regel die Arbeitspflicht des Arbeitnehmers und die Vergütungspflicht des Arbeitgebers, mithin die beiderseitigen Hauptleistungspflichten des Arbeitsverhältnisses. In der Folge kann eine Arbeitszeitverkürzung grundsätzlich nur durch eine einvernehmliche Vereinbarung zwischen den Arbeitsvertragsparteien erfolgen.

Arbeitszeitverkürzung als Arbeitnehmeranspruch

Die Möglichkeit des Arbeitnehmers, ausnahmsweise auch ohne eine beidseitige Vereinbarung eine Verkürzung der regelmäßigen Arbeitszeit herbeizuführen, wird von dem Gesetzgeber durch mehrere konkrete Anspruchsgrundlagen geschaffen, nämlich § 15 Abs. 7 BEEG, § 164 Abs. 5 SGB IX, §§ 2 Abs. 1, 3 Abs. 1 PflegeZG, § 2 Abs. 1 FPfZG und § 11 TVöD/TV-L. Dabei unterscheiden sich die Ansprüche aus zum einen in ihrem Umfang, zum anderen bestehen diese in der Regel auch unabhängig voneinander.

Die wohl häufigsten Fälle der arbeitnehmerseitig begehrten Arbeitszeitreduzierung werden die Geltendmachung des, aus § 8 Abs. 4 Satz 1 TzBfG resultierenden, Teilzeitanspruchs oder einem Antrag auf zeitlich begrenzte Verringerung der Arbeitszeit gem. § 9a Abs. 3 i.V.m. § 8 Abs. 4 Satz 1 TzBfG (so genannte „Brückenteilzeit“) gegenüber dem Arbeitgeber darstellen.

Verringerung der Arbeitszeit durch Anspruch auf Teilzeit

Arbeitnehmer, deren Arbeitsverhältnis bereits sechs Monate bestanden hat und in deren Betrieb mehr als 15 Arbeitnehmer tätig sind, können Ihren Anspruch auf Arbeitszeitverkürzung gegenüber ihrem Arbeitgeber gem. § 8 TzBfG geltend machen. Hierbei ist unerheblich, aus welchen Gründen der Arbeitnehmer die Arbeitszeitverringerung in Anspruch nehmen will (vgl. BAG, Urt. v. 9. Dezember 2003 – 9 AZR 16/03). Bei erneuter Antragstellung, d.h. im Fall eines auf eine bereits erfolgte Arbeitszeitverringerung folgenden Antrags, müssen zudem die zeitlichen Abstände zwischen den jeweiligen Anträgen (zwei Jahre im Rahmen des § 8 TzBfG und ein Jahr im Rahmen des § 9a TzBfG) beachtet werden.

Die Geltendmachung erfordert nur die Textform, sodass ein Verringerungsbegehren per SMS, E-Mail oder gar WhatsApp nicht als unzureichend vom Arbeitgeber zurückgewiesen werden kann.

Anspruchsinhalt der §§ 8 und 9a TzBfG ist dabei die Abgabe einer Willenserklärung durch den Arbeitgeber in Form der Zustimmung zur Änderung der vertraglich vereinbarten Arbeitszeit.

Der Gesetzgeber ging davon aus, dass auch im Rahmen der §§ 8, 9a TzBfG in der Regel eine einvernehmliche Einigung über die Arbeitszeitverringerung getroffen wird, §§ 8 Abs. 3, 9a Abs. 3 TzBfG (vgl. BT-Drs. 14/4374, 17). Bei der getroffenen Regelung handelt es sich vor diesem Hintergrund konkret um eine nicht einklagbare, beiderseitige Verhandlungsobliegenheit (vgl. BAG, Urteil vom 18. Februar 2003 – 9 AZR 356/02, NZA 2003, 911 (913)). Der Verhandlungsspielraum des Arbeitgebers ist dabei jedoch erheblich eingeschränkt.

Der Arbeitnehmer muss nach § 8 Abs. 2 Satz 1 und § 9a Abs. 3 TzBfG die Verringerung seiner Arbeitszeit und den Umfang der Verringerung spätestens drei Monate vor deren Beginn in Textform geltend machen. Der Antrag muss dabei als Angebot i.S.d. § 145 BGB auf Abschluss eines Änderungsvertrags so bestimmt sein, dass er mit einem einfachen „Ja” angenommen werden kann.

Reaktionsmöglichkeit des Arbeitgebers – Auch eine Ablehnung des Antrags ist möglich

Der Arbeitgeber hat dem Arbeitnehmer nach §§ 8 Abs. 5 Satz 1, 9a Abs. 3 TzBfG seine Entscheidung über die Arbeitszeitverringerung (Zustimmung oder Ablehnung) und die daraus resultierende Neu-Verteilung der regelmäßigen Arbeitszeit spätestens einen Monat vor dem gewünschten Beginn der Verringerung in Textform mitzuteilen.

Eine Ablehnung des Antrags ist dabei nur ausnahmsweise und insbesondere bei dem Vorliegen von betrieblichen Gründen, vgl. § 8 Abs. 4 S. 2 und § 9a Abs. 2 S.1 TzBfG, möglich. Darunter sollen beispielhaft und nicht abschließend zählen:

• eine wesentliche Beeinträchtigung der Organisation, des Arbeitsablaufs oder der Sicherheit im Betrieb oder
• die Verursachung unverhältnismäßiger Kosten durch die Verringerung der Arbeitszeit.

Die Prüfung von potenziell entgegenstehenden und hinreichend gewichtigen Gründen erfolgt nach der Rechtsprechung des BAG regelmäßig in drei Stufen:

• Auf erster Stufe ist zu prüfen, ob und welches bestimmte betriebliche Organisationskonzept der vom Arbeitgeber als erforderlich angesehenen Arbeitszeitregelung zu Grunde liegt.
• Sodann ist auf zweiter Stufe festzustellen, inwieweit die Arbeitszeitregelung dem Arbeitszeitverlangen tatsächlich entgegensteht.
• Auf dritter Stufe ist das Gewicht der entgegenstehenden betrieblichen Gründe zu prüfen, also ob das betriebliche Organisationskonzept oder die zu Grunde liegende unternehmerische Aufgabenstellung durch die vom Arbeitnehmer gewünschte Abweichung wesentlich beeinträchtigt werden (BAG, Urt. v. 9. Dezember 2003 – 9 AZR 16/03; BAG, Urt. v. 20. Januar 2015 – 9 AZR 735/13).

Zusätzlich ermöglicht § 9a Abs. 2 Satz 2 TzBfG nur für die zeitlich begrenzte Arbeitszeitverringerung eine Möglichkeit zur arbeitgeberseitigen Ablehnung aufgrund bereits bestehender befristeter Arbeitszeitverringerungen in einem festgelegten Umfang von anderen Arbeitnehmern.

Die Zustimmung des Arbeitgebers wird dann gesetzlich fingiert, wenn zwischen den Arbeitsvertragsparteien keine Vereinbarung erzielt wurde und der Arbeitgeber nicht spätestens einen Monat vor dem begehrten Beginn der Arbeitszeitverringerung die gewünschte Verteilung der Arbeitszeit in Textform abgelehnt hat, §§ 8 Abs. 5 S. 2 und 3, 9a Abs. 3 TzBfG.

Arbeitszeitverkürzung auf Anordnung des Arbeitgebers ist selten zulässig – aber möglich

Eine einseitige Änderung des arbeitsvertraglich geschuldeten Arbeitszeitumfangs durch den Arbeitgeber kann nicht auf Grundlage des Direktionsrechts erfolgen. Eine „zwangsweise“ Durchsetzung wäre vielmehr nur mittels Änderungskündigung möglich, was anhand der notwendiger Weise zu überprüfenden sozialen Rechtfertigung erhöhte Risiken der Unwirksamkeit birgt.

Insgesamt ist bei arbeitgeberseitig ausgesprochenen Arbeitszeitverkürzungen zwischen solchen zu unterscheiden, welche die Verkürzung ohne oder mit vollem Lohnausgleich anordnen. Bei letzterer Variante wird es regelmäßig kaum Widerspruch durch die betroffenen Arbeitnehmer geben, während eine Arbeitszeitverkürzung ohne vollen Lohnausgleich in der Regel nur im Sonderfall der Kurzarbeit zulässig ist. Für eine entsprechende Einführung muss eine (arbeitsvertragliche) Vereinbarung mit dem Arbeitnehmer, eine wirksame Änderungskündigung oder eine Vereinbarung in einem Tarifvertrag oder einer Betriebsvereinbarung vorliegen – eine Berechtigung zur einseitigen Einführung der Kurzarbeit durch den Arbeitgeber besteht nicht.

Flexible Arbeitszeitmodelle, insbesondere die „Vier-Tage-Woche“

Gegenwärtig wird die Möglichkeit der Reduzierung der Wochenarbeitstage – von fünf auf vier Tage – bei vollem Lohnausgleich umfangreich diskutiert. Mit dem Wunsch vieler Arbeitnehmer nach mehr Flexibilität und einer ausgewogenen Work-Life-Balance sind Arbeitszeitmodelle wie die „Vier-Tage-Woche“ in bestimmten Branchen gefragter denn je.

Soweit tarifvertraglich oder durch Betriebsvereinbarungen nichts Abweichendes geregelt und arbeitsvertraglich keine Festlegung der Verteilung der Arbeitszeit erfolgt ist, kann der Arbeitgeber im Rahmen seines Direktionsrechts einseitig die entsprechende Änderung der Verteilung der Arbeitszeit bei gleichbleibendem Lohn anordnen. Eine gemeinsame Regelung durch die Arbeitsvertragsparteien wird allerdings dann notwendig, wenn mit der Reduzierung der Wochenarbeitstage auch eine Reduzierung des Arbeitsvolumens eingeführt werden soll.

Vor- und Nachteile der „Vier-Tage-Woche“

Eine „Vier-Tage-Woche“ kann viele Vorteile haben: Sie kann es dem Arbeitnehmer ermöglichen, sein Familien- und Privatleben besser mit dem Beruf zu vereinbaren und private Termine leichter wahrzunehmen. Weiterer positiver Effekt kann eine verbesserte Konzentrationsfähigkeit der Arbeitnehmer aufgrund der Bündelung der zu erbringenden Arbeitsleistung auf einen Tag weniger sein. Die damit einhergehende Ausgeglichenheit kann sich dann aufgrund einer besseren Regeneration in einem geringeren Krankenstand niederschlagen.

Die Vorteile der „Vier-Tage-Woche“ wurden zuletzt auch durch die Ergebnisse einer Studie des Thinktanks Autonomy aus Großbritannien hervorgehoben. In einem Modellprojekt hatten 61 Unternehmen diese Form der reduzierten Arbeitszeit bei vollem Lohnausgleich eingeführt und 56 dieser Unternehmen hielten anschließend an diesem Arbeitszeitmodell fest. Im Vergleich zur vorherigen „Fünf-Tage-Woche“ wurde eine Steigerung der allgemeinen Lebens- und Jobzufriedenheit festgestellt.

Nicht unberücksichtigt sollte bei diesem positiven Resümee bleiben, dass bei dem Modellprojekt nur Unternehmen beteiligt waren, welche auch bereits vor der Studie an der Einführung einer „Vier-Tage-Woche“ interessiert waren. Dieser Aspekt, sowie die unterschiedlichen Tätigkeitsfelder der teilnehmenden Unternehmen führen dazu, dass keine umfassende Übertragbarkeit auf sämtliche Unternehmen oder gar eine branchenübergreifende Verallgemeinerung möglich ist.

Insbesondere in Bezug auf die werktägliche Arbeitszeit (und deren Zulässigkeitsgrenzen nach dem Arbeitszeitgesetz) birgt dieses Arbeitszeitmodell auch Nachteile in sich. Sofern die Arbeitszeit von zunächst fünf Tagen in der Woche auf vier unregelmäßige und beliebige Tage in der Woche reduziert wird, können organisatorische Schwierigkeiten entstehen. Beispielsweise kann unter den Mitarbeitern ein Verlust des Teamgefühls eintreten und die Planbarkeit für Unternehmensexterne, die auf Rückmeldungen und/oder Zuarbeit angewiesen sind, erschwert werden.

„Vier-Tage-Woche“ einführen: Erste Hinweise

Daher ist es bei der Einführung einer „Vier-Tage-Woche“ sinnvoll, vier bestimmte regelmäßige Tage festzulegen bzw. konsequent einheitlich den „freien fünften Tag“ zu regeln. Dies löst allerdings nicht das Folgeproblem, dass bei gleichbleibender wöchentlicher Arbeitszeit eine Komprimierung der eigentlich an fünf Arbeitstagen zu erbringenden Arbeitsleistung auf vier Arbeitstage erfolgt. Hierdurch kann allerdings die ursprünglich begehrte Entlastung aufgrund eines steigenden Leistungs- und Termindrucks wiederum revidiert werden.

Um einer solchen erhöhten Arbeitsbelastung entgegenzuwirken und regelmäßige Verstöße gegen die §§ 3 ff. ArbZG zu vermeiden, könnte neben der Lage der Arbeitszeit auch deren Umfang angepasst werden – inwiefern dies bei vollem Lohnausgleich noch wirtschaftlich ist und bereits bestehende Vergütungsstrukturen berücksichtigt, muss einzelfallspezifisch beurteilt werden. Zudem sollte nicht unerwähnt bleiben, dass nicht jeder Arbeitsbereich für ein solches Konzept geeignet ist.

Letztendlich sollten Arbeitgeber zunächst für sich selbst und darauf folgend gemeinsam mit ihren Arbeitnehmern entscheiden, ob die Einführung eines alternativen Arbeitszeitmodells für ihr Unternehmen den versprochenen persönlichen und wirtschaftlichen Mehrwehrt bietet und rechtzeitig die notwendigen Rahmenbedingungen dafür planen und vorbereiten.

Verkürzung der Arbeitszeit gestaltbar

Arbeitszeitverringerungen können eine Chance für ein motivierteres, effizienteres und ausgeglicheneres Arbeiten sein. Dabei ist es jedoch entscheidend, dass bei der Gestaltung dieser Modelle insbesondere Strukturen und Verantwortlichkeiten vorab geregelt werden und auf branchen- und unternehmensspezifische Besonderheiten geachtet wird.

Arbeitgeber sollten insbesondere bedenken, dass der angenommene Wunsch zur Arbeitszeitverringerung eine Änderung der vereinbarten Arbeitszeit darstellt und damit den Nachweispflichten des NachwG unterfällt.

Neben der in Textform zu erfolgenden begründeten Zustimmung oder Ablehnung auf den Wunsch des Arbeitnehmers hat also zudem auch der „strenge“ schriftliche Nachweis zu erfolgen.