Das Thema
Vielen Unternehmen ist der Verwaltungsaufwand, der mit dem Führen von Personalakten zusammenhängt, ein lästiges Übel: Personalakten müssen angelegt, aktuell gehalten, verwahrt und irgendwann entsorgt werden. Für all dies bedarf es Personal und Platz. Personalakten nur noch digital zu führen verheißt geringeren Verwaltungsaufwand, ergo geringere Kosten. Zudem passt das Vorhaben bestens in das digitale Zeitalter. Dies haben auch viele private Arbeitgeber erkannt.
Was umfasst der Begriff „Personalakte“?
Das Bundesarbeitsgericht hat die Personalakte als eine Sammlung von Urkunden und Vorgängen, die die persönlichen und dienstlichen Verhältnisse eines Mitarbeiters betreffen und in einem inneren Zusammenhang mit dem Dienstverhältnis stehen, beschrieben (BAG, Urt. v. 19. 7. 2012 – 2 AZR 782/11).
Gesetzlich ist der Begriff und der Umfang der Personalakte – jedenfalls was Arbeitnehmer angeht – nicht definiert. Dies ist bei Beamten anders. Hier regelt das Bundesbeamtengesetz welche Unterlagen zu den Personalakten zu nehmen und wie diese zu führen sind.
Der private Arbeitgeber hat daher grundsätzlich keine Pflicht zum Führen von Personalakten. Er ist auch frei, in welcher Form er die Personalakten führen möchte: als Papierakte oder digital. Führt er sie aber, so sollen sie ein möglichst vollständiges, wahrheitsgemäßes und sorgfältiges Bild über die dienstlichen Verhältnisse des Arbeitnehmers geben (BAG, Urt. v. 19. 7. 2012 – 2 AZR 782/11).
Rechtliche Risiken bei vollständiger Vernichtung der Papierakte
An die digitale Personalakte sind nicht geringere Vollständigkeitsanforderungen zu stellen sind an die herkömmliche Papierakte. Es muss daher die gesamte Papierakte digitalisiert werden. Wenn Unternehmen nun planen die ursprüngliche Papierakte komplett zu entsorgen, besteht hier ein rechtliches Risiko.
Im Arbeitsrecht bedürfen einige Vertragsbestandteile zu ihrer Wirksamkeit der Schriftform. Dies ist zum Beispiel der Fall bei
- befristeten Arbeitsverträgen nach § 14 TzBfG,
- Verträgen mit nachvertraglichen Wettbewerbsverboten nach § 74 Abs. 1 HGB,
- Aufhebungsverträgen und Kündigungsschreiben nach § 623 BGB.
Wird das Originaldokument vernichtet und kommt es zu einer gerichtlichen Auseinandersetzung, in der die Einhaltung der Schriftform angezweifelt wird, muss derjenige, der sich auf die Einhaltung beruft, diese Tatsache beweisen. Dies geschieht in der Regel durch Vorlegen der Urkunde. Möchte sich beispielsweise der Arbeitgeber auf die wirksame Befristung eines Arbeitsverhältnisses berufen, so muss er grundsätzlich den beiderseits unterschriebenen Arbeitsvertrag mit Befristungsabrede vorlegen.
Sicherlich wird in vielen Fällen die Vorlage einer Kopie genügen. Bestreitet der Gegner aber die Echtheit der Kopie und trägt – womöglich prozesstaktisch motiviert – vor, nicht mehr im Besitz seines Exemplars des Arbeitsvertrages mit Befristungsabrede zu sein, könnte der Arbeitgeber den Prozess allein deshalb verlieren, weil er nicht in der Lage ist, ordnungsgemäß Beweis zu führen. Wie groß man hier die Eintrittswahrscheinlichkeit beurteilt, muss jedes Unternehmen selbst beurteilen.
Zu beachten ist auch, dass für manche Inhalte Verwahrungsvorschriften gelten können. Man denke hier an § 257 HGB für kaufmännische Buchführungsunterlagen, an § 147 AO für Besteuerungsunterlagen, an § 41 Abs. 1 Satz 9 EStG für Aufzeichnungen zu Lohnzahlungen sowie § 9 Abs. 5 BVV für sozialversicherungsrechtliche Entgeltunterlagen. Dies ist vor der Digitalisierung und anschließender Vernichtung des Originals zu prüfen.
(An. d. Redaktion: Zur Digitalisierung der Personaladministration, insb. zur elektronischen Signatur unter Arbeitsverträgen)
Datenschutzrechtliche Anforderungen an den Digitalisierungsprozess
Das Scannen von Personalakten ist eine Verarbeitung personenbezogener Beschäftigtendaten. Daher sind die Vorschriften der Datenschutz-Grundverordnung (DS-GVO) und des Bundesdatenschutzgesetzes (BDSG) einzuhalten.
Wird ein Dienstleister für die Digitalisierung eingesetzt, so ist dieser als Auftragsverarbeiter im Sinne des Art. 28 DS-GVO einzustufen, weshalb eine Vereinbarung über die Auftragsverarbeitung mit dem Dienstleister abgeschlossen werden muss. Es muss auch geprüft werden, ob der Auftragsverarbeiter hinreichend Garantien dafür bietet, dass die Verarbeitung im Einklang mit den Anforderungen der DS-GVO erfolgt. Vertreten wird auch, dass aufgrund des hohen Schutzbedarfs der sich in der Personalakte befindlichen Beschäftigtendaten eine Sichtkontrolle jedes gescannten Dokuments stattzufinden hat.
Auch das IT-System, in dem die digitalisierten Personalakten vorgehalten werden, muss so beschaffen sein, dass nach Stand der Technik die Grundsätze für die Verarbeitung personenbezogener Daten eingehalten werden. Besonders relevant ist hier der Grundsatz der Integrität und Vertraulichkeit der Daten. Dieser besagt, dass der Schutz vor unbefugter oder unrechtmäßiger Verarbeitung und vor unbeabsichtigtem Verlust, Zerstörung durch geeignete technische und organisatorische Maßnahmen gewährleistet sein muss. Hierauf ist bei der Auswahl des IT-Systems zu achten. Wichtig ist auch, dass das IT-System datenschutzkonforme Löschungsprozesse erlaubt und ermöglicht, um den Grundsatz der Speicherbegrenzung einzuhalten. Hieran dürfte es vielen Anbietern auf dem Markt noch mangeln.
Digitalisierung von Personalakten: Individualarbeitsrechtliche und kollektivarbeitsrechtliche Implikationen
Der Arbeitgeber kann jederzeit die Umstellung von der Papierakte zur digitalen Personalakte vornehmen. Der Arbeitnehmer hat hierbei kein Mitspracherecht, da dies grundsätzlich der unternehmerischen Entscheidungsfreiheit unterfällt, wie der Unternehmer seinen Betrieb führt.
Kollektivarbeitsrechtlich sind die Beteiligungsrechte des Betriebsrats gem. § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG zu beachten. Die digitale Personalakte ist eine technische Einrichtung, die dazu geeignet ist, das Verhalten oder die Leistung der Arbeitnehmer zu überwachen.
Digitale Personalakte: Das müssen Sie wissen
Dem Arbeitgeber steht es frei, ob er Personalakten in Papierform oder elektronisch und digitalisiert führen möchte.
Die Beteiligungsrechte des Betriebsrats sind bei der Umstellung von Papierakten auf eine digitale Personalakte zu wahren.
Sowohl beim Digitalisierungsprozess als auch danach beim Führen der digitalen Personalakte sind die Vorschriften der DS-GVO und des BDSG zu beachten.
