Das Thema
Das Entgelttransparenzgesetz (EntgTranspG) sieht in §§ 21 ff. eine Berichtspflicht für eine große Zahl von Arbeitgebern vor. Diese müssen alle fünf bzw. drei Jahre für die jeweils vergangenen fünf bzw. drei Jahre einen Bericht zur Gleichstellung und Entgeltgleichheit (sog. Entgeltbericht) erstellen und ihrem handelsbilanziellen Lagebericht für das abgeschlossene Geschäftsjahr beifügen.
Der erste Entgeltbericht war nach der Sonderregel in § 25 Abs. 3 EntgTranspG in 2018 für das Jahr 2016 zu erstellen. Für Arbeitgeber im dreijährigen Berichtsturnus stellt sich damit die Frage, ob aktuell – also 2020 – ein Entgeltbericht für die Jahre 2017 bis 2019 gemäß §§ 21, 22 Abs. 2 EntgTranspG fällig ist. Die spärliche arbeitsrechtliche Kommentierung gibt dazu keine belastbare Auskunft.
Dieser Beitrag schafft die notwendige Klarheit. Die einschlägigen Empfehlungen des Instituts der Wirtschaftsprüfer (IDW) aus der 250./251. HFA-Sitzung sind berücksichtigt.
Für wen besteht Berichtspflicht nach dem EntgTranspG?
Das EntgTranspG ist im Juli 2017 in Kraft getreten. Ziel des Gesetzes ist die Verringerung von Vergütungsunterschieden für gleiche oder gleichwertige Arbeit von weiblichen und männlichen Beschäftigten. Dazu hat der Gesetzgeber neben das Verbot der Entgeltbenachteiligung und den individuellen Auskunftsanspruch die Berichtspflicht gewisser Arbeitgeber im Rahmen des Jahresabschlusses gesetzt. Das Instrument der öffentlichen Berichts- und Erklärungspflicht (name and shame/complay or explain) ist bereits aus dem Deutschen Corporate Governance Kodex (DCGK) sowie dem Gesetz für die gleichberechtigte Teilhabe von Frauen und Männern an Führungspositionen (Geschlechterquote im Aufsichtsrat von 30%) bekannt.
Die Berichtspflicht nach dem EntgTranspG besteht nicht für alle Arbeitgeber. Unternehmen mit in der Regel über 500 Beschäftigten (d.h. übliche Beschäftigte i.S.v. § 5 Abs. 2 EntgTranspG) müssen berichten, wenn sie zur Erstellung eines Lageberichts nach §§ 264, 289 Handelsgesetzbuch (HGB) verpflichtet sind. Erfasst sind folglich Kapitalgesellschaften und nach der Zielrichtung des Gesetzes auch GmbH & Co. KG und GmbH & Co OHG. Eine wichtige Ausnahme betrifft Tochtergesellschaften, die in den befreienden Konzernabschluss und den befreienden Konzernlagebericht ihres Mutterunternehmens einbezogen sind. Sofern alle Voraussetzungen nach § 264 Abs. 3 bzw. § 264b HGB erfüllt sind, führt dies nach Auffassung des IDW zu einer Befreiung von der Pflicht zur Entgeltberichterstattung. Das gelte selbst dann, wenn die Muttergesellschaft ihren satzungsmäßigen Sitz im Geltungsbereich des HGB hat.
Unternehmen, die nach dem Publizitätsgesetz (§ 5 Abs. 2 Satz 1 PublG) lageberichtspflichtig sind und einen Lagebericht lediglich in Anwendung des § 289 HGB aufstellen müssen (§ 5 Abs. 2 Satz 2 PublG), müssen nach Ansicht des IDW keinen Entgeltbericht zu erstellen. Unternehmen, die lediglich Satzung/Gesellschaftsvertrag einer Lageberichtspflicht i.S.v. § 289 HGB unterliegen oder diesen freiwillig aufstellen (z.B. kleine Kapitalgesellschaften nach § 264 Abs. 1 S. 4 HGB), müssen ebenfalls keinen Entgeltbericht erstellen. Berichtspflichtig sind, unabhängig von den o.g. Kriterien, Kredit- und Finanzdienstleistungsinstitute sowie Versicherungsunternehmen.
Wann müssen die Unternehmen berichten und für welchen Zeitraum?
Auch bei der Berichtspflicht privilegiert das EntgTranspG tarifgebundene oder -anwendende Unternehmen (wie in § 5 Abs. 4, 5 EntgTranspG definiert). Diese müssen gemäß § 22 Abs. 1 EntgTranspG alle fünf Jahre für die vergangenen fünf Jahre einen Entgeltbericht erstellen. Die nicht tarifgebundenen/-anwendenden Unternehmen müssen bereits alle drei Jahre für die vergangenen drei Jahre ihren Entgeltbericht erstellen § 22 Abs. 2 EntgTranspG).
Der Entgeltbericht ist dem nächsten Lagebericht nach § 289 HGB, der dem jeweiligen Berichtszeitraum folgt, als Anlage beizufügen und im Bundesanzeiger zu veröffentlichen, § 22 Abs. 4 EntgTranspG. Eine echte Frist für die Erstellung des Entgeltberichts enthält das EntgTranspG nicht. Das IDW sieht die Offenlegung des Lageberichts als spätestmöglichen Zeitpunkt dafür an. Ein kapitalmarktorientiertes Unternehmen muss den Entgeltbericht danach bis spätestens zum Ablauf des 30.04 des Folgekalenderjahres erstellt haben, ein nicht kapitalmarktorientiertes Unternehmen bis zum Ablauf des 31.12 des Folgekalenderjahres.
Erstbericht in 2018 für 2016
Der Erstbericht war in der Sondervorschrift § 25 EntgTranspG geregelt. Der Berichtszeitraum des ersten Entgeltberichts bezog sich auf das Kalenderjahr 2016, auch bei abweichendem Geschäftsjahr des berichtspflichtigen Unternehmens. Der Entgeltbericht musste im Jahr 2018 dem für das Geschäftsjahr 2017 zu erstellenden Lagebericht als Anlage beigefügt werden, § 25 Abs. 2, 3, § 22 Abs. 4 EntgTranspG.
(Zweiter) Entgeltbericht in 2020 fällig?
Der Erstbericht im Jahr 2018 für das Berichtsjahr 2016 folgte ausnahmsweise den Vorgaben von § 25 EntgTranspG. Zeitpunkt und Berichtszeitraum für alle Folgeberichte ergeben sich aus dem allgemeinen System in § 22 EntgTranspG.
Bei nicht tarifgebundenen oder -anwendenden Unternehmen (i.S.v. § 5 Abs. 4, 5 EntgTranspG) umfasst der Berichtszeitraum des Folgeberichts die Kalenderjahre 2017 bis 2019, § 22 Abs. 2 EntgTranspG. Folgt daraus die Fälligkeit des zweiten Entgeltberichts in 2020? Nein!
Die Antwort gibt § 22 Abs. 4 EntgTranspG, wonach der Entgeltbericht dem nächsten Lagebericht nach § 289 HGB, der dem jeweiligen Berichtszeitraum folgt, als Anlage beizufügen ist. Der Entgeltbericht für den Berichtszeitraum 2017 bis 2019 ist somit dem Lagebericht für das Geschäftsjahr 2020 beizufügen, der erst im Jahr 2021 zu erstellen ist.
Es besteht also kein akuter Handlungsbedarf für Unternehmen gemäß § 22 Abs. 2 EntgTranspG.
Für die Tarifunternehmen kommt eine Fälligkeit des Folgeberichts in 2020 ohnehin nicht in Frage. Deren zweiter Entgeltbericht umfasst als Berichtszeitraum die Kalenderjahre 2017 bis 2021 und ist daher dem Lagebericht für das Geschäftsjahr 2022 beizufügen, der im Jahr 2023 zu erstellen ist (§ 22 Abs. 1, 4 EntgTranspG). Das Gesagte gilt jedenfalls bei kalenderjahridentischem Geschäftsjahr der Unternehmen, weil sich das EntgTranspG auf Kalenderjahre bezieht. Für den zweiten Entgeltbericht gelten auch bei Unternehmen mit vom Kalenderjahr abweichendem Geschäftsjahr der vorgenannten Berichtszeitraum und die Erstellungsjahre für den Entgeltbericht, wenn es auch zu zeitlichen Abweichungen beim Lagebericht kommt.
Praxistipp: Rolle des Abschlussprüfers kennen und definieren
Zwar verknüpfen §§ 21, 22 EntgTranspG das arbeitsrechtliche Pflichtenheft mit der handelsbilanziellen Berichtspflicht, jedoch nicht durchgängig und konsequent. Denn es gibt hinsichtlich der Entgeltberichtspflicht bewusst keine Vorgabe zur Prüfung durch den Abschlussprüfer. Der Entgeltbericht gehört nicht zu den Jahresabschlussunterlagen und nicht zum Lagebericht, sodass die Vorschriften und damit verbundenen Rechtsfolgen des HGB nicht gelten.
Der Entgeltbericht ist folglich auch nicht Gegenstand der Abschlussprüfung und den Abschlussprüfer trifft grundsätzlich keine Pflicht zu prüfen, ob das Unternehmen zur Erstellung oder Veröffentlichung eines Entgeltberichts verpflichtet ist und ob dieser Pflicht zeitlich und inhaltlich genügt wurde. Diese Pflichtenlage muss im Unternehmen erkannt und adressiert werden, damit sich nicht „einer auf den anderen verlässt“.
Richtig ist eine Verortung und Erfüllung der Entgeltberichtspflicht in der Personalabteilung und eine entsprechende Inkenntnissetzung des Abschlussprüfers, mit dem die Fälligkeit des Entgeltberichts im Vorhinein abgestimmt werden sollte. Eine ausdrückliche Beauftragung des Abschlussprüfers zu Timing und Inhalt des Entgeltberichts ist ebenso grundsätzlich möglich.
