Das Thema
Die Vorlage der erforderlichen Bewerbungsunterlagen im Sinne von § 99 Abs. 1 S. 1 BetrVG an einen Betriebsrat muss nicht in Papierform erfolgen. Es ist ausreichend, dass die Betriebsratsmitglieder, denen Dienst-Laptops zur Verfügung stehen, im Zuge der Information über eine beabsichtigte Einstellung umfassende Einsichtsmöglichkeiten in ein Bewerbermanagement-Tool erhalten.
Das Landesarbeitsgericht Sachsen-Anhalt hat im Rahmen seines Beschlusses (LAG Sachsen-Anhalt – 13. Oktober 2022 – 2 TaBV 1/22) die Rechtsbeschwerde an das Bundesarbeitsgericht zugelassen, weil es dieser Frage rund um das „digitale Einsichtsrecht“ von Betriebsräten grundsätzliche Bedeutung beimisst.
Papierform erforderlich oder nicht: Der Sachverhalt rund um die Zustimmung des Betriebsrates hinsichtlich einer geplanten Einstellung
Die Arbeitgeberin schrieb eine bislang im Betrieb nicht vorhandene Stelle aus. Daraufhin erfolgten 33 externe Bewerbungen. Interne Bewerbungen gab es nicht. Nach Durchsicht der Bewerbungsunterlagen entschied sich die Arbeitgeberin für einen Kandidaten und beantragte gem. § 99 BetrVG beim Betriebsrat dessen Zustimmung zur Einstellung.
Der Betriebsrat teilte der Arbeitgeberin daraufhin mit, dass ihm für seine Entscheidung noch notwendige Informationen und Unterlagen fehlen würden. Konkret forderte der Betriebsrat die Vorlage des Protokolls des Bewerbungsgesprächs und die Stellenbeschreibung der neuen Stelle Der Betriebsrat verweigerte seine Zustimmung mit dem Argument, dass durch die Einstellung des Bewerbers bereits beschäftigte Arbeitnehmer aufgrund einer Leistungs- und Arbeitsverdichtung und der Notwendigkeit der Leistung von Überstunden Nachteile erleiden würden.
Die Arbeitgeberin beantragte danach erneut die Zustimmung des Betriebsrats zur geplanten Einstellung. Der Betriebsrat verweigerte weiterhin seine Zustimmung und berief sich auf die gleichen Argumente, wie bei der ersten Verweigerung der Zustimmung.
Beschlussverfahren: Arbeitsgericht Halle ersetzt die Zustimmung des Betriebsrats
Die Arbeitgeberin leitete ein Beschlussverfahren ein und beantragte festzustellen, dass die Zustimmung des Betriebsrats als erteilt gelte, hilfsweise die gerichtliche Ersetzung der Zustimmung des Betriebsrats.
Die Arbeitgeberin vertrat die Auffassung, dass dem Betriebsrat bei der ersten, spätestens aber bei der zweiten Anhörung zur geplanten Einstellung, alle erforderlichen Unterlagen vorlagen. Der Betriebsrat habe zudem auf sämtliche Bewerbungsunterlagen aller Bewerber zugreifen können, und zwar über die von der Arbeitgeberin unterhaltene Software zur Abbildung von Stellenausschreibungen und Bewerbungsverfahren („SRF-Tool“). In Papierform eingehende Bewerbungen würden vollständig digitalisiert und in die Software übertragen. Die Arbeitgeberin vertrat daher die Auffassung, dass ein Zustimmungsverweigerungsrecht nicht gegeben sei.
Der Betriebsrat vertrat die Auffassung, dass die Arbeitgeberin ihn nicht hinreichend unterrichtet habe und ihm insbesondere die Bewerbungsunterlagen und von der Arbeitgeberin angefertigten Schriftstücke hätten in Papierform vorgelegt werden müssen. Die Vorlage von Unterlagen bedeute, dass diese den Betriebsratsmitgliedern (auch) in der Sitzung gegenständlich zur Verfügung stehen müssten, damit diese jederzeit Einsicht nehmen könnten. Der Betriebsrat argumentierte, dass die Vorlagepflicht nicht dadurch erfüllt worden sei, dass die einzelnen Betriebsratsmitglieder durch Zugriff auf das SFR-Tool die Möglichkeit der Einsichtnahme in die Unterlagen gehabt hätten. Im Übrigen berief sich der Betriebsrat auch im Beschlussverfahren auf die den bereits beschäftigten Arbeitnehmern durch die Einstellung des Bewerbers entstehenden Nachteile.
Das Arbeitsgericht Halle ersetzte die Zustimmung des Betriebsrats zur Einstellung des von der Arbeitgeberin ausgewählten Bewerbers. Das Arbeitsgericht vertrat die Auffassung, dass die Arbeitgeberin den Betriebsrat vollständig unterrichtet und ihm sämtliche erforderlichen Bewerbungsunterlagen zur Verfügung gestellt habe. Einer Vorlage der Bewerbungsunterlagen in Papierform habe es im Zeitalter der Digitalisierung nicht bedurft. Es sei ausreichend, dass dem Betriebsrat (unstreitig) ein Lesezugriff auf das elektronische Bewerbungsmanagementsystem „SRF“ eingeräumt worden sei. Das Arbeitsgericht Halle verweigerte darüber hinaus das Vorliegen eines Zustimmungsverweigerungsgrundes.
Landesarbeitsgericht Sachsen-Anhalt gibt der ersten Instanz Recht
Der Betriebsrat argumentierte abermals, dass allein durch die Möglichkeit der Einsichtnahme in das SFR-Tool nicht gewährleistet sei, dass alle Betriebsratsmitglieder ihre Rechte und gesetzlichen Aufgaben hinreichend wahrnehmen könnten. Die gegenteilige Auffassung des Arbeitsgerichts sei nicht überzeugend.
Die Arbeitgeberin trat dem noch einmal entgegen: Die Vorlage von Unterlagen verlange nicht zwingend eine körperliche (physische) Übergabe der Unterlagen in Papierform, jedenfalls dann nicht, wenn alle Betriebsräte – wie hier – die Möglichkeit hätten, sich durch Einsicht in Bewerbungsmanagement-Tools problemlos Einblick in sämtliche Unterlagen zu verschaffen.
Das Landesarbeitsgericht Sachsen-Anhalt wies die Beschwerden des Betriebsrats insgesamt zurück und stellte fest, dass das Arbeitsgericht Halle die Zustimmung des Betriebsrats zur Einstellung des Bewerbers zu Recht ersetzt habe. Ebenfalls zu Recht habe das Arbeitsgericht Halle festgestellt, dass die vorläufige Einstellung des Bewerbers aus sachlichen Gründen dringend erforderlich gewesen sei.
Das Landesarbeitsgericht schloss sich der Auffassung des Arbeitsgerichts Halle an, wonach die Arbeitgeberin dem Betriebsrat die weiteren Unterlagen, d.h. die Stellenbeschreibung und das Gesprächsprotokoll des Vorstellungsgesprächs des ausgewählten Bewerbers zeitnah zugänglich gemacht habe. Interessant sind insbesondere die folgenden Ausführungen des Landesarbeitsgerichts:
„Der gesetzlichen Verpflichtung, dem Betriebsrat die Bewerbungsunterlagen aller Stellenbewerber vorzulegen, ist die Arbeitgeberin nachgekommen, indem sie den Betriebsratsmitgliedern eine umfassende Einsichtsmöglichkeit in die digitalisierten Unterlagen gewährt hat. Unstreitig hatten die Betriebsratsmitglieder uneingeschränkten Zugriff auf die Daten des eingerichteten Bewerbermanagement-Tools.
Den Betriebsratsmitgliedern stehen Laptops zur Verfügung, die sie für ihre Betriebsratstätigkeit nutzen können. Dadurch ist für jedes Betriebsratsmitglied die Möglichkeit der Einsichtnahme jederzeit gegeben.
Ob sämtliche Betriebsratsmitglieder die unstreitig bestehende Einsichtsmöglichkeit tatsächlich wahrgenommen haben, ist nicht entscheidend.“
Die fortschreitende Digitalisierung ersetzt „automatisch“ die Papierform?
Auch dem Argument des Arbeitsgerichts Halle, dass es im Zeitalter der Digitalisierung und der fortschreitenden Organisation möglichst papierfreier Büros keinen Unterschied mehr mache, ob dem Betriebsrat sämtliche Unterlagen in Papierform vorgelegt bzw. überlassen werden oder ob die Betriebsratsmitglieder durch „Vorlage“ von Laptops in die Lage versetzt werden, sich die entsprechenden Kenntnisse zu verschaffen, schloss sich das Landesarbeitsgericht an. Zur EDV-mäßigen Erfassung von Unterlagen und Daten hielt das Landesarbeitsgericht fest:
„Der Auffassung, wonach der Arbeitgeber auch bei der EDV-mäßigen Erfassung aller relevanten Unterlagen und Daten weiterhin ausnahmslos verpflichtet sei, sämtliche (Bewerbungs-) Unterlagen auszudrucken und dem Betriebsrat in Papierform vorzulegen (so etwa DKW – Bachner/Wenckelbach, BetrVG, 18. Aufl., § 99 Rz. 159), folgt die Kammer ausdrücklich nicht. Hierfür fehlt es an einem nachvollziehbaren Grund. Entscheidend ist die jederzeitige Möglichkeit, sich die erforderlichen Kenntnisse zu verschaffen, wobei es nicht darauf ankommt, ob der Betriebsrat diese durch Lesen von Papieren oder durch Lesen am Rechner erhält.
Wenn gewährleistet ist, dass dem Betriebsrat ein uneingeschränktes Zugriffsrecht auf alle digitalisierten Bewerbungsunterlagen und die entsprechend eingepflegten Daten ermöglicht wird, spricht nichts dagegen, den Anspruch des Betriebsrats auf Vorlage von Unterlagen i.S.v. § 99 Abs. 1 BetrVG auch durch die Einräumung eines Einsichtsrechts des Betriebsrats in die im System hinterlegten Unterlagen zu ermöglichen.“
Was gilt bis zu einer möglichen Entscheidung des BAG?
Sofern sich Arbeitgeber auf die Möglichkeit der Einsicht des Betriebsrats auf digitalisierte Bewerbungsunterlagen berufen möchten, müssen sie sicherstellen, dass dem Betriebsrat ein uneingeschränktes Zugriffsrecht auf alle digitalisierten Bewerbungsunterlagen und entsprechend eingepflegte Daten zusteht.
Arbeitgeber müssen bei der Einräumung von Zugriffsrechten allerdings die datenschutzrechtlichen Pflichten nach dem Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) und der Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) beachten. Denn die Arbeitgeber dürfen dem Betriebsrat nur Zugriff auf solche Daten gewähren, die dieser zur Ausübung seiner betriebsverfassungsrechtlichen Aufgaben benötigt.
Ein uneingeschränkter Zugriff auf alle Daten, losgelöst von einer konkreten betriebsverfassungsrechtlichen Aufgabe des Betriebsrats, könnte im Einzelfall einen bußgeldbewehrten Verstoß gegen datenschutzrechtliche Bestimmungen darstellen.
Weitere Klarheit und damit Rechtssicherheit könnte auch der Gesetzgeber schaffen: Laut geltendem Koalitionsvertrag der „Ampel“ steht die Modernisierung der Betriebsverfassung auf dessen Agenda. Und die Voraussetzungen und Grenzen der Digitalisierung der Zusammenarbeit zwischen Arbeitgeber und Betriebsrat gehören genau dorthin.
