Neue Richtlinie über transparente und vorhersehbare Arbeitsbedingungen: Warum ein erster Überblick jetzt schon lohnt

Das Thema

Mit der Richtlinie über transparente und vorhersehbare Arbeitsbedingungen (RL (EU) 2019/1152 vom 20. Juni 2019, „RL“) sollen auf Unionsebene einheitliche Mindestanforderungen an die Unterrichtungspflichten der Arbeitgeber sowie die Arbeitsbedingungen der Arbeitnehmer geschaffen und zugleich ein angemessenes Maß an Flexibilität atypischer Arbeitsverhältnisse gewährleistet werden.

Ziel der RL ist ferner, die Durchsetzbarkeit der Transparenzanforderungen im Vergleich zu den aktuellen unionsrechtlichen Reglungen zu stärken. Auch wenn die Umsetzung der RL in das deutsche Recht abzuwarten bleibt, lohnt sich bereits ein erster Blick auf die wesentlichen Inhalte der RL. Wie sich zeigen wird, stellt die RL einen erneuten Schritt zur Stärkung des Europäischen Arbeitsrechts dar.

Eine Revolution des deutschen Arbeitsrechts steht zwar durch die RL nicht zu befürchten. Gleichwohl führt die RL zu nicht unerheblichem Anpassungsbedarf, bspw. durch die Erweiterung der Unterrichtungspflichten für Arbeitgeber inkl. der Anforderungen an die Form und den Zeitpunkt der Unterrichtung sowie die Anpassung der Regelungen zur Probezeit, zur Abrufarbeit und zu den Begründungspflichten des Arbeitgebers bei Kündigungen (!).

Europarechtliche Einordnung und Umsetzungsfrist

Bislang richteten sich die Unterrichtungspflichten nach der Nachweisrichtlinie (RL (EG) 91/533) sowie dem auf dessen Grundlage ergangenen nationalen Nachweisgesetz. Gemäß Art. 24 RL wird die Nachweisrichtlinie mit Ablauf der Umsetzungsfrist zum 1. August 2022 aufgehoben und durch die RL ersetzt.

Da eine Richtlinie – anders als eine Verordnung – nicht unmittelbar gilt, bedarf es eines Umsetzungsaktes durch die nationalen Gesetzgeber. Bezogen auf das deutsche Recht sind daher u.a. Anpassungen im Nachweisgesetz zu erwarten, soweit an diesem festgehalten wird.

Inhalt der Richtlinie – Zunächst zum Anwendungsbereich

Nach Art. 1 Abs. 2 RL gilt die RL für Arbeitnehmer. Der Arbeitnehmerbegriff richtet sich dabei grundsätzlich nach den nationalen Regelungen, wobei die Rechtsprechung des EuGH berücksichtigt werden soll. Auch wenn sich eine durch die Europäische Kommission vorgeschlagen Legaldefinition des Arbeitnehmers, die auf der Rechtsprechung des EuGH beruhen sollte, nicht durchgesetzt hat, bleibt der Einfluss EuGH und damit auch des europäischen Arbeitsrechts dennoch bestehen. Dies stellen auch die Erwägungsgründe der RL klar, wonach die vom EuGH aufgestellten Kriterien zur Feststellung des Arbeitnehmerstatus bei der Umsetzung der RL berücksichtigt werden sollen.

Mögliche Ausnahmen von der Anwendbarkeit werden durch die RL eingeschränkt. Ausnahmen können für Arbeitnehmer vorgesehen werden, deren im Voraus festgelegte und tatsächliche geleistete Arbeitszeit in einem Referenzzeitpunkt von vier aufeinanderfolgenden Wochen im Durchschnitt nicht mehr als drei Stunden wöchentlich beträgt, wobei die Arbeitszeiten im gesamten Unternehmen bzw. in einer Gruppe oder Organisation zu berücksichtigen sind (vgl. Art. 1 Abs. 3 RL).

Im Übrigen können die Mitgliedstaaten hinsichtlich der Mindestanforderungen an die Arbeitsbedingungen Bereichsausnahmen vorsehen, bspw. für Beamte, Katastrophenschutzorganisationen, die Streitkräfte, die Polizeibehörden, Richter, Staatsanwälte, Ermittler oder andere Strafverfolgungsbehörden (vgl. Art. 1 Abs. 6 RL).

Fortführung bestehender und Einführung neuer Unterrichtungspflichten

Die RL regelt die Unterrichtungspflichten nicht gänzlich neu. Zu den bereits aus der Nachweisrichtlinie bekannten Transparenzanforderungen zählen Informationen zu den Personalien (lit. a), zum Arbeitsort (lit. b), zur Tätigkeit (lit. c), zum Beginn des Arbeitsverhältnisses (lit. d), zur Dauer des Arbeitsverhältnisses bei Befristung (lit. e), zum Urlaubsanspruch (lit. i) sowie zu den Kollektivverträgen (lit. n).

Einige Informationen wurden allerdings präzisiert oder neu aufgenommen und führen zu erhöhten Transparenzanforderungen.

Zu beachten ist außerdem, dass Art. 4 Abs. 1 RL eine Generalklausel enthält, so dass es sich bei der von Art. 4 Abs. 2 RL erfassten Aufzählung lediglich um Mindestinformationen handelt; weitere Informationspflichten können sich direkt aus der Generalklausel ergeben.

Die Unterrichtungspflichten zur Arbeitszeit

Die Unterrichtungspflichten zur Arbeitszeit differenzieren zwischen vorhersehbaren und unvorhersehbaren Arbeitsmustern; unter einem Arbeitsmuster ist eine Organisationsform der Arbeitszeit nach einem bestimmten, durch den Arbeitgeber festgelegten Schema zu verstehen (vgl. Art. 2 lit. c) RL).

• Bei vorhersehbaren Arbeitsmustern (vgl. Art. 4 Abs. 2 lit. l) RL) sollen Arbeitnehmer über die Länge der Standardarbeitstage oder -woche, die Modalitäten und die Vergütung von Überstunden sowie die Modalitäten etwaiger Schichtänderungen informiert werden. Insbesondere was unter den Modalitäten eines Schichtwechsels zu verstehen ist, ist derzeit unklar (es könnten die Voraussetzungen eines obligatorischen Schichtwechsels gemeint sein).
• Bei unvorhersehbaren Arbeitsmustern (vgl. Art. 4 Abs. 2 lit. m) RL) sollen Arbeitnehmer über (i) den Umstand des variablen Arbeitsplans, (ii) die garantiert bezahlten Stunden, (iii) die Vergütung zusätzlich geleisteter Arbeit, (iv) Referenztage / -stunden (also das Zeitfenster, in denen auf Aufforderung des Arbeitgebers Arbeit sattfinden kann, vgl. Art. 2 lit. b) RL) sowie (v) die Mindestankündigungsfrist vor Beginn eines Arbeitsauftrags und – soweit möglich – die Frist für einen Widerruf des Arbeitnehmers informiert werden.

Unterrichtungspflichten zu kündigungsrelevanten Aspekten

Die Arbeitnehmer sollen ferner über das bei Kündigungen einzuhaltende Verfahren – einschließlich der formellen – Anforderungen, sowie die Länge der Kündigungsfristen oder die Modalitäten der Festsetzung der Kündigungsfristen informiert werden (Art. 4 Abs. 2 lit. j) RL).

• Schriftformerfordernis: Der Arbeitnehmer soll neben der Kündigungsfrist zukünftig über das Schriftformerfordernis gemäß § 623 BGB informiert werden. Für die Praxis dürften sich hieraus keine wesentliche Neuerung ergeben, da diese Information in aller Regeln in Arbeitsverträgen enthalten ist.
• Einzuhaltendes Verfahren: Es ist fraglich, ob der Arbeitgeber zukünftig über die Klagemöglichkeit gemäß § 4 KSchG und die Präklusion gemäß § 7 KSchG informieren muss. Die Erwägungsründen deuten darauf hin, dass die Angaben zu dem einzuhaltenden Verfahren auch die Frist zur Einreichung einer Kündigungsschutzklage umfassen soll. Der Wortlaut der RL spricht indes von dem „bei“ der Kündigung einzuhaltende Verfahren; dies könnte gegen eine Unterrichtung bzgl. des nachgelagerten Kündigungsschutzverfahrens sprechen. Weiter ist unklar, über welche weiteren spezifischen kündigungsrechtlichen Regelungen der Arbeitnehmer zu informieren ist (Stichwort Sonderkündigungsschutz).
• Sonderfall – Begründungpflicht für Kündigungen: Im Kontext kündigungsrelevanter Aspekte kommt der Regelung in Art. 18 Abs. 2 Satz 1 RL eine besondere Relevanz zu. Danach sollen Arbeitnehmer, die der Ansicht sind, dass ihnen aufgrund der Inanspruchnahme der in der RL vorgesehenen Rechte gekündigt worden ist oder sie einer sonstigen Maßnahme mit gleicher Wirkung ausgesetzt sind, vom Arbeitgeber verlangen können, dass er hinreichend genau bezeichnete Gründe für die Kündigung / sonstige Maßnahme anführt; die Gründe sollen schriftlich dargelegt werden. Es steht zu befürchten, dass die Umsetzung dieser Regelung durch den nationalen Gesetzgeber zu einer deutlichen Ausweitung der Begründungspflicht des Arbeitgebers führt. Derzeit ist eine Mitteilung über die Gründe der Kündigung oder die Sozialauswahl im Falle der betriebsbedingten Kündigung nur in Ausnahmefällen vorgesehen (zur außerordentlichen fristlosen Kündigung § 626 Abs. 2 S. 3 BGB; zur betriebsbedingten Kündigung vgl. § 1 Abs. 3 S. 1, 2. Halbs. KSchG; zur Mitteilung der Kündigungsgründe an den Betriebsrat vgl. § 102 Abs. 1 Satz 2 BetrVG).

Unterrichtungspflichten zu Qualifizierungsmaßnahmen, Entleiher, Sozialversicherungsträger

• Leiharbeitnehmer sind über den Entleiher zu informieren, sobald dieser bekannt ist (vgl. Art. 4 Abs. 2 lit. f) RL).
• Arbeitnehmer sind zukünftig über Fortbildungsprogramme und -maßnahmen zu informieren, soweit der Arbeitgeber solche anbietet oder ein Anspruch der Arbeitnehmer hierauf besteht (vgl. Art. 4 Abs. 2 lit. h) RL).
• Neu sind auch die Unterrichtungspflicht bezogen auf die Identität der Sozialversicherungsträger (vgl. Art. 4 Abs. 2 lit. o) RL).

Unterrichtungspflichten bei Entsendungen: Zum Arbeitseinsatz im Ausland

Die in Art. 7 RL geregelten Unterrichtungspflichten im Falle der Entsendung eines Arbeitnehmers ins Ausland wurden gegenüber der Nachweisrichtlinie erweitert. Arbeitnehmer sind zusätzlich über die Vergütung, die sie nach dem geltenden Recht im Aufnahmestaat beanspruchen dürfen, etwaige Entsendezulagen sowie Regelungen für die Erstattung von Reise-, Verpflegungs- und Unterbringungskosten zu unterrichten. Ihnen ist ferner ein Link zu der offiziellen nationalen Webseite zur Verfügung zu stellen.

Die Unterrichtungspflichten nach Art. 7 RL finden keine Anwendung, soweit die Dauer jedes einzelnen Arbeitszeitraums außerhalb des Mitgliedstaats nicht mehr als vier aufeinanderfolgende Wochen beträgt (vormals war es ein Monat).

Form und Zeitpunkt der Unterrichtung: Elektronische Form soll möglich werden

Über die von der RL erfassten Informationen können die Arbeitnehmer weiterhin schriftlich in Papierform unterrichtet werden. Zusätzlich soll gemäß Art. 3 RL die Unterrichtung in elektronischer Form möglich sein, soweit sichergestellt ist, dass die Informationen für den Arbeitnehmer zugänglich sind und gespeichert sowie ausgedruckt werden können und der Arbeitgeber einen Übermittlungs- und Empfangsnachweis erhält.

Hier liegt eine Neuerung, da derzeit gemäß § 2 Abs. 1 S. 3 NachwG der Nachweis wesentlicher Vertragsbedingungen in elektronischer Form ausgeschlossen ist.

Die Information soll grundsätzlich zum frühestmöglich Zeitpunkt erfolgen. Gemäß Art. 5 Abs. 1 RL sind die Informationen nach Art. 4 Abs. 2 lit. f), h) bis j), n) und o) RL – individuell – innerhalb eines Monats ab dem ersten Arbeitstag bereitzustellen. Die Unterrichtung über alle übrigen Informationen muss – individuell – spätestens bis zum siebten Kalendertag nach Arbeitsaufnahme erfolgen.

Achtung: Die Rechtsfolgen bei Verletzung der Unterrichtungspflicht

Zunächst sieht Art. 15 Abs. 1 RL vor, dass der Arbeitnehmer bei fehlender oder unvollständiger Unterrichtung

(i) in den Genuss von für ihn günstige – aber vom Arbeitgeber widerlegbarer – Vermutungen kommen soll sowie

(ii) die Möglichkeit erhalten soll, bei einer zuständigen Behörde oder Stelle eine Beschwerde einzureichen, um zeitnah, wirksam und angemessene Abhilfe zu erhalten.

Die Intention des Richtliniengebers lässt sich aus den Erwägungsgründen ableiten. Danach soll es möglich sein, dass eine fehlende Unterrichtung dazu führt, dass aus einem befristeten Beschäftigungsverhältnis ein unbefristetes, aus einer Vereinbarung mit Probezeit eine solche ohne Probezeit oder aus einer Teilzeitvereinbarung eine solche über eine Vollzeitstelle wird.

Im Übrigen sieht Art. 19 RL vor, dass die nationalen Gesetzgeber bei Verstößen gegen aus der RL erwachsenden Verpflichtungen wirksame, angemessen und abschreckende Sanktionen vorsehen soll.

Neue Regelungen zur Mindestanforderungen an die Arbeitsbedingungen

Neu sind auch die Regelungen zu den Mindestanforderungen an die Arbeitsbedingungen:

Höchstzeit der Probezeit

Gemäß Art. 8 Abs. 1 RL soll die Probezeit nicht länger als sechs Monate betragen. Hierin liegt für das deutsche Recht grundsätzlich keine Neuerung, da die Probezeit für eine verkürzte Kündigungsfrist gemäß § 622 Abs. 3 BGB sowie die – hiervon zu trennende – Wartezeit nach § 1 Abs. 1 KSchG jeweils einen Zeitraum von einem bis sechs Monate beträgt. Eine Besonderheit besteht indes bei befristeten Verträgen. Gemäß Art. 8 Abs. 2 Satz 1 RL soll die Probezeitdauer bei befristeten Arbeitsverhältnissen im Verhältnis zur erwarteten Dauer des Vertrags und der Art der Tätigkeit stehen; keine neue Probezeit soll bei einer Vertragsverlängerung für dieselbe Funktion / dieselben Aufgaben gelten. Die Erwägungsgründen ergänzen die Regelungen um das Kriterium der Angemessenheit und fordern insbesondere eine proportionale Anpassung und damit eine kürzere Bemessung der Probezeit bei befristeten Arbeitsverhältnissen mit einer Dauer von weniger als zwölf Monaten. Welche Anpassung als angemessen angesehen werden, lässt sich RL und ihren Erwägungsgründen nicht entnehmen. Längere Probezeiten sollen gemäß Art. 8 Abs. 3 RL in Ausnahmefällen möglich sein (bspw. bei Leitungs- oder Führungsfunktionen).

Mehrfachbeschäftigung

Gemäß Art. 9 RL ist ein vertragliches Verbot einer Nebentätigkeit, das keine Ausnahmen vorsieht, unzulässig. Jedoch dürfen Ausnahmen hinsichtlich einer objektiven Unvereinbarkeit der geplanten oder aktuellen Nebentätigkeit vorgesehen werden (bspw. aus Gründen der Gesundheit / Sicherheit oder zum Schutz von Geschäftsgeheimnissen). Hierin liegt grundsätzlich keine wesentlichen Neuerungen für die Praxis in Deutschland, da entsprechende arbeitsvertragliche Regelungen aufgrund der AGB-rechtlichen Vorgaben grundsätzlich Einschränkungen der Nebentätigkeitsverbote vorsehen.

Schutz der Mitarbeiter bei flexiblen Arbeitszeiten

Da die RL ein angemessenes Maß sowohl an Transparenz und Vorhersehbarkeit der Arbeitsbedingungen als auch an Flexibilität atypischer Arbeitsverhältnisse sicherzustellen versucht, enthalten die Art. 10 bis 12 RL Mindestanforderungen an die flexible Arbeit. Sie knüpfen an die Unterrichtungspflicht nach Art. 4 Abs. 2 lit. m) RL an.

• Soweit die Arbeitszeit unvorhersehbar ist, soll der Arbeitnehmer nur zu Arbeitsleistung verpflichtet werden können, wenn sie innerhalb der vorab bestimmten Referenzstunden und Referenztage stattfindet und der Arbeitgeber den Arbeitnehmer innerhalb einer angemessen Ankündigungsfrist über den Arbeitsauftrag entsprechend Art. 4 Abs. 2 lit. m) RL unterrichtet hat (vgl. Art. 10 Abs. 1 lit. a), b) RL). Wann die Angemessenheit gewahrt ist, ergibt sich aus der RL nicht. Informiert der Arbeitgeber den Arbeiternehmer nicht oder liegt die Arbeitszeit nicht innerhalb des vereinbarten Referenzzeitraums, soll dem Arbeitnehmer ein Ablehnungsrecht zustehen (vgl. Art. 10 Abs. 2 RL). Auch soll ein Entschädigungsanspruch hinsichtlich etwaiger Einkommenseinbußen des Arbeitnehmers geregelt werden, wenn der Arbeitgeber den Arbeitsauftrag entschädigungslos innerhalb einer konkreten angemessen Frist widerruft (vgl. Art. 10 Abs. 3 RL). Im Hinblick auf die aktuelle Rechtslage finden sich entsprechende Regelungen zu einem großen Teil bereits in § 12 TzBfG.
• Gemäß Art. 11 Satz 1 RL sollen die Mitgliedstaaten Maßnahmen ergreifen, um einen missbräuchlichen Einsatz von Abrufverträgen entgegenzuwirken (bspw. durch die Beschränkung der Anwendbarkeit und Dauer von Abrufverträgen).
• Ferner sollen Arbeitnehmer zukünftig ihren Arbeitgeber um vorhersehbare und sicherere Arbeitsbedingungen ersuchen dürfen, wenn sie ihre Probezeit abgeschlossen haben und seit mindestens sechs Monaten bei demselben Arbeitgeber tätig sind (vgl. Art. 12 Abs. 1 RL). Hierauf hat der Arbeitgeber mit je nach Art des Arbeitgebers (Unternehmen, natürliche Person, Kleinstunternehmen) unterschiedlichen Anforderungen zu antworten.

Zu erwartende Auswirkungen der Richtlinie – Deutscher Gesetzgeber klärt (hoffentlich) die Unklarheiten

Eine Revolution des deutschen Arbeitsrechts ist durch die RL zwar nicht zu befürchten. Insoweit sind einige der Vorgaben der Richtlinie bereits an verschiedener Stelle im nationalen Recht verankert (vgl. bspw. die Regelungen in § 12 TzBfG). Gleichwohl führt die RL zu einem Anpassungsbedarf, bspw. durch die Erweiterung der Unterrichtungspflichten inkl. der Anforderungen an die Form und den Zeitpunkt der Unterrichtung sowie die Anpassung der Regelungen zur Probezeit, zur Abrufarbeit und zu den Begründungspflichten des Arbeitgebers bei Kündigungen. Im Rahmen der Umsetzung wird der deutsche Gesetzgeber aufgrund vieler bestehender Unklarheiten einen weiten Umsetzungsspielraum auszufüllen haben.

Mit Spannung bleibt ferner abzuwarten, welche Regelungen geschaffen werden, um die von der RL angestrebte Stärkung der Durchsetzbarkeit der Transparenzanforderungen zu gewährleisten (Stichwort wirksame, angemessene und abschreckende Sanktionen, vgl. Art. 19 RL).

Musterarbeitsverträge und Co: Vertragsmanagement wird in Zukunft noch stärker an Bedeutung gewinnen

Im Hinblick auf die Praxis lässt sich bereits erahnen, dass das Thema Vertragsmanagement in Zukunft noch stärker an Bedeutung gewinnen dürfte. Deutlich strengeren Anforderungen an die Transparenzpflichten und effektive Regelungen zum Schutz ihrer Durchsetzbarkeit könnten zu ausführlicheren Regelungen in Arbeitsverträgen sowie erhöhten Dokumentationsanforderungen und damit im Ergebnis zu einem administrativen Mehraufwand für die Unternehmen führen.

Zur Bewältigung der zu befürchtenden organisatorischen und administrativen Herausforderungen müssen die Unternehmen u.U. ein umfassendes Vertragsmanagement einführen bzw. ihre bestehenden Strukturen anpassen; zu denken sei hier an die Anpassung und regelmäßige Aktualisierung von Musterarbeitsverträgen und sonstigen allgemeinen Musterdokumenten, die der Unterrichtung dienen, sowie die Schulung der Mitarbeiter in der Personalabteilung im Hinblick auf neue Anforderungen.