Das Thema
Seit dem wegweisenden Beschluss des BAG vom 13.09.2022 zur Arbeitszeiterfassung (1 ABR 22/21; vgl. zum Thema auch die EFAR-Beiträge „Arbeitszeiterfassung und die Auskunftspflicht gegenüber dem Betriebsrat“, „BAG veröffentlicht Gründe zum Arbeitszeiterfassungs-Beschluss – Handlungspflicht und Mitbestimmung“ und „Arbeitszeit: Das bedeutet der Referentenentwurf zur elektronischen Zeiterfassung“) finden sich – gerade im Lager der Arbeitgeberverbände – immer wieder Stimmen, die noch keine unmittelbare Handlungsverpflichtung bei den Arbeitgebern sehen. Speziell das Thema Vertrauensarbeitszeit läuft in vielen Unternehmen meist unreguliert fort. Die Praxis ist mittlerweile aber eine andere: Die zuständigen Aufsichtsbehörden kontrollieren zunehmend die Einhaltung der Verpflichtung zur Arbeitszeiterfassung. Auch in NRW haben die Bezirksregierungen nach etwas Anlaufzeit die Zuständigkeiten hierfür klar definiert. Es war damit nur eine Frage der Zeit, bis erste Verstöße auch die zuständigen Verwaltungsgerichte beschäftigen.
Das VG Hamburg hat mit Entscheidung vom 21.08.2024 (15 K 964/24) ausdrücklich bekräftigt, dass Arbeitgeber bereits auf Grundlage des § 3 Abs. 2 Nr. 1 ArbSchG verpflichtet sind, ein System zur Erfassung der täglichen Arbeitszeit einzuführen. Einer weiteren gesetzlichen Konkretisierung bedarf es danach nicht. Unternehmen, die dieser Pflicht bislang nicht nachgekommen sind, müssen mit entsprechenden Auflagen rechnen und setzen sich unnötig dem Risiko einer genaueren Begutachtung durch die Arbeitsschutzbehörden aus.
Der Fall
Die Klägerin ist ein deutschlandweit tätiger Handelskonzern im Outdoorbereich. Beschäftigte bis zur Teamleiterebene erfassen ihre Arbeitszeiten, höhere Ebenen arbeiten jedoch im Rahmen von „Vertrauensarbeitszeit“ ohne Erfassung der Arbeitszeit. Nach einer anonymen Beschwerde über mutmaßliche Arbeitszeitverstöße (u.a. Sonntagsarbeit) führte die Aufsichtsbehörde eine unangekündigte Betriebsbesichtigung durch. Dabei wurde festgestellt, dass etwa ein Drittel der Beschäftigten keinerlei Arbeitszeitdokumentation vornehmen. Es folgte ein Bescheid der die Arbeitgeberin u.a. zur Übersendung von Arbeitszeitnachweisen verpflichtete und die Einführung eines vollständigen Systems zur Arbeitszeiterfassung anordnete. Das Unternehmen wehrte sich gegen die Anordnungen mit Verweis auf die (vermeintlich) fehlende gesetzliche Grundlage und darauf, dass Vertrauensarbeitszeit zulässig sei. Zudem existiere bislang kein konkretes Gesetz zur Umsetzung des bekannten Urteils des EuGH (v. 14.05.2019 – C-55/18) zur Arbeitszeiterfassung aus dem Jahr 2019.
Die Entscheidung
Das VG stellt klar: Bereits § 3 Abs. 2 Nr. 1 ArbSchG verpflichtet Arbeitgeber zur Einführung eines Systems, mit dem
- Beginn,
- Ende und
- Dauer der täglichen Arbeitszeit
- einschließlich Überstunden
erfasst werden. Diese Pflicht ergebe sich aus einer unionsrechtskonformen Auslegung der Norm – ganz ohne dass es einer weiteren gesetzlichen Umsetzung durch den deutschen Gesetzgeber bedürfe. Vor diesem Hintergrund waren die streitgegenständlichen Anordnungen, insbesondere die der Einführung eines Zeiterfassungssystems, rechtmäßig. Sie dienen nach Auffassung des VG Hamburg dazu, die Einhaltung der Höchstarbeitszeiten sicherzustellen und hierdurch die Sicherheit und den Gesundheitsschutz der Beschäftigten zu gewährleisten. Bei der Einführung des Arbeitszeitsystems habe das Unternehmen einen Gestaltungsspielraum, der es ihm ermöglicht, ein für den Betrieb und die Arbeitszeitmodelle passendes System zu etablieren.
Rechtliche Einordnung
Das VG Hamburg reiht sich ein in die Linie der höchstrichterlichen Rechtsprechung des BAG: Bereits auf Grundlage von § 3 Abs. 2 Nr. 1 ArbSchG besteht eine Pflicht der Arbeitgeber, ein System zur Erfassung der täglichen Arbeitszeit einzuführen. Diese Pflicht gilt für sämtliche Beschäftigte, auch im Rahmen von Vertrauensarbeitszeit. Die dogmatische Herleitung des BAG lässt sich mit guten Argumenten kritisieren. Gleichwohl sind die Maßstäbe durch den 1. Senat austariert und ein Rechtsprechungswandel ist nicht absehbar.
Unternehmen haben bei der konkreten Ausgestaltung zwar Spielräume – ob digital oder in Papierform –, tragen jedoch in jedem Fall die volle Verantwortung für die Umsetzung und Kontrolle. Eine vollständige Delegation auf den Arbeitnehmer dergestalt, dass – wie im Rahmen der Vertrauensarbeitszeit – eine Kontrolle gar nicht mehr stattfindet, ist nicht zulässig. Das Urteil macht deutlich: Wer keine verlässliche Arbeitszeiterfassung etabliert und die Einhaltung kontrolliert, handelt pflichtwidrig und riskiert nach § 17 ArbZG behördliche Maßnahmen oder sogar Bußgelder nach § 22 ArbZG.
Fazit und Handlungsempfehlung
Für Arbeitgeber ergibt sich aus dem Urteil des VG Hamburg ein klarer Handlungsauftrag: Ein System zur Erfassung der täglichen Arbeitszeit muss umgehend eingeführt und kontrolliert werden, sofern dies noch nicht geschehen ist – und zwar auch für Mitarbeiter in Vertrauensarbeitszeit. Hieran dürfte der im Koalitionsvertrag geäußerte Wille der aktuellen Regierungsparteien jedenfalls bis zur Einführung einer anderslautenden gesetzlichen Regelung nichts ändern.
Bei der Wahl des Systems bestehen weitgehende Freiheiten. Wenig zielführend ist es, darauf zu vertrauen, dass die Arbeitsschutzbehörden untätig bleiben. Betriebsprüfungen können jederzeit erfolgen, auch ohne vorherige Ankündigung. Liegt ein berechtigter Anlass vor, ist die zuständige Behörde berechtigt, die Vorlage von Arbeitszeitnachweisen zu verlangen. Dabei muss kein konkreter oder bereits festgestellter Verstoß gegen Arbeitszeitvorschriften vorliegen. Ein solcher Anlass kann sich auch erst im Rahmen einer Betriebsbegehung ergeben, etwa wenn dort Auffälligkeiten festgestellt werden. Besonders problematisch für Unternehmen ist, dass bereits anonyme Hinweise aus der Belegschaft ausreichen können, um eine umfangreiche behördliche Prüfung auszulösen. Kein Einzelfall geblieben ist die Drohung mit einer anonymen Anzeige, wenn der gewünschten Forderung nicht nachgekommen wird.
Arbeitgeber sollten sich hier nicht weiter angreifbar machen. Empfehlenswert ist es, frühzeitig das Gespräch mit dem Betriebsrat und den Beschäftigten zu suchen, um praxistaugliche und akzeptierte Lösungen für die Zeiterfassung zu etablieren. Unternehmen sind gut beraten, ihre Dokumentations- und Aufbewahrungspflichten sorgfältig zu erfüllen – insbesondere mit Blick auf mögliche behördliche Prüfungen. Eine transparente und kooperative Haltung gegenüber den Aufsichtsbehörden kann zudem dazu beitragen, Verfahren zu erleichtern und das Vertrauen in die eigene betriebliche Compliance zu stärken. Klar ist jedenfalls, dass fast drei Jahre nach der Entscheidung des BAG ein weiteres Zuwarten keine gangbare Option ist.
