Tägliche Arbeitszeit: Wann und was muss in welcher Form aufgezeichnet werden?

Das Thema

Im August 2018 hatte ich mich hier mit den zulässigen täglichen Höchstarbeitszeiten beschäftigt. Danach sind arbeitsvertragliche Regelungen, die eine tägliche Arbeitszeit von bis zu 9,6 Stunden bei einer Fünf-Tage-Woche vorsehen, entgegen der Auffassung mancher Aufsichtsbehörden rechtlich nicht zu beanstanden (9,6 Stunden x fünf Arbeitstage/sechs Werktage = acht Stunden pro Tag). Eine Erhöhung auf über zehn Stunden pro Arbeitstag darf indes regelmäßig weder vereinbart noch tatsächlich gehandhabt werden, es sei denn, es liegt eine kollektivrechtliche Grundlage im Sinne von § 7 Abs. 1 Nr. 1 lit. a) ArbZG, ein außergewöhnlicher Fall im Sinne des § 14 ArbZG oder eine Bewilligung im Sinne des § 15 Abs. 1 ArbZG vor.

In der Praxis vielfach unklar ist indes die Frage, wann und was Arbeitgeber nach dem Arbeitszeitgesetz aufzeichnen müssen. [Update, 18.02.2019 – Anm. d. Redaktion: Diese Diskussion wird aktuell durch den Generalanwalt am EuGH angeheizt.]

Ab acht Stunden ist aufzuzeichnen

Nach § 16 Abs. 2 ArbZG ist der Arbeitgeber verpflichtet, die über die werktägliche Arbeitszeit des § 3 Satz 1 ArbZG (= acht Stunden) hinausgehende Arbeitszeit der Arbeitnehmer aufzuzeichnen. Zudem muss er ein Verzeichnis der Arbeitnehmer führen, die in eine Verlängerung der Arbeitszeit gemäß § 7 Abs. 7 ArbZG eingewilligt haben. Die Aufzeichnungspflicht gilt unabhängig davon, an wie vielen Tagen in der Woche gearbeitet wird. Insbesondere kann nicht geschlussfolgert werden, dass die Aufzeichnungspflicht der werktäglichen Arbeitszeit nach § 16 Abs. 2 ArbZG bei einer Fünf-Tage-Woche erst bei einem Überschreiten von 9,6 Stunden beginnt. Denn die Möglichkeit der werktäglichen Arbeitszeit von 9,6 Stunden bei einer Fünf-Tage-Woche ergibt sich aus dem Zusammenspiel von § 3 Satz 1 und § 3 Satz 2 ArbZG (vgl. https://efarbeitsrecht.net/taegliche-hoechstarbeitszeit/). Die Aufzeichnungspflicht nach § 16 Abs. 2 ArbZG verweist indes allein auf § 3 Satz 1 ArbZG und gilt somit für sämtliche Arbeitszeit, die acht Stunden am jeweiligen Werktag überschreitet.

Dies wird untermauert durch die Gesetzesbegründung, wonach die Nachweispflichten des Arbeitgebers notwendig sind, um die Überwachung des Arbeitszeitgesetzes durch die Aufsichtsbehörden sicherzustellen. Im Hinblick auf die Erweiterung des Ausgleichszeitraums zur Erreichung der durchschnittlichen täglichen Arbeitszeit sowie der umfangreichen Möglichkeiten, durch Tarifvertrag und Betriebsvereinbarung abweichende Regelungen festzulegen, wäre anderenfalls eine Überwachung durch die Aufsichtsbehörden nicht gewährleistet (BT-Drs. 12/5888, S. 31).

Von wem ist die tägliche Arbeitszeit aufzuzeichnen?

Dementsprechend gilt die Aufzeichnungspflicht ausnahmslos für sämtliche Arbeitszeit, die über eine werktägliche Arbeitszeit von acht Stunden hinausgeht. Die entsprechende Arbeitszeit sollte insoweit für jeden einzelnen Arbeitnehmer aufgezeichnet werden. Soweit in der juristischen Literatur zum Teil vertreten wird, dass es möglich sei, die über acht Stunden hinausgehende Arbeitszeit gruppenweise aufzuzeichnen und die individuelle Arbeitszeit einzelner Arbeitnehmer nur dann gesondert zu erfassen, wenn deren Arbeitszeit von der Gruppenarbeitszeit abweiche, mag dies zwar rechtlich vertretbar sein. Zu empfehlen ist dies jedoch nicht, solange höchstrichterliche Entscheidungen hierzu fehlen.

Arbeitszeit an Sonn- und Feiertagen ist vollumfänglich, d. h. von der der ersten Arbeitsstunde an, aufzuzeichnen, da es sich bei Sonn- und Feiertagen nicht um Werktage handelt („über die werktägliche Arbeitszeit […] hinausgehend Arbeitszeit“). Ob auch der nach dem Arbeitszeitgesetz zum Teil erforderliche Ausgleich durch Verkürzung der Arbeitszeit innerhalb der einschlägigen Ausgleichszeiträume aufzuzeichnen ist, wird unterschiedlich beurteilt. Solange dies nicht durch höchstrichterliche Entscheidungen geklärt ist, sollte jedoch auch insoweit der sichere Weg gewählt und die Ausgleichszeiträume aufgezeichnet werden.

Nicht aufzuzeichnen ist demgegenüber die Arbeitszeit von Personen, die nicht in den Geltungsbereich des Arbeitszeitgesetzes fallen, wie zum Beispiel von (echten!) leitenden Angestellten im Sinne des § 5 Abs. 3 BetrVG und Chefärzten (vgl. § 18 Abs. 1 ArbZG).

In welcher Form ist die tägliche Arbeitszeit aufzuzeichnen?

Eine besondere Form für die Erfüllung der Aufzeichnungspflicht sieht das Arbeitszeitgesetz nicht vor. Gleiches gilt für das Verzeichnis der Arbeitnehmer, die in eine Verlängerung der Arbeitszeit gemäß § 7 Abs. 7 ArbZG eingewilligt haben. Entscheidend ist allein, ob die Aufsichtsbehörde die Einhaltung der Arbeitszeitregelungen anhand der Aufzeichnungen überprüfen kann.

In Betracht kommen mithin sämtliche Mittel der Arbeitszeiterfassung (händisch ausgefüllte Arbeitszeiterfassungsbögen („Stundenzettel“), Excel-Tabellen, Stechuhrkarten, elektronische Zeiterfassungssysteme etc.). Auch die für die Vertrauensarbeitszeit charakteristische Selbstaufzeichnung durch die Arbeitnehmer ist möglich. Hierbei ist jedoch zu beachten, dass der Arbeitgeber bei solchen Selbstaufzeichnungen – wie generell im Falle der Delegation der Aufzeichnungspflicht – stets für die Einhaltung des Arbeitszeitgesetzes verantwortlich bleibt. Auch in diesen Fällen ist daher unbedingt zu empfehlen, die Einhaltung der Verpflichtung zur ordnungsgemäßen Arbeitszeiterfassung zumindest stichprobenartig zu kontrollieren.

Besonderheiten bei der Aufzeichnung der täglichen Arbeitszeit von Kraftfahrern

Zu beachten ist, dass die Arbeitszeit von Kraftfahrern generell, also von der ersten Stunde an, aufzuzeichnen ist. Diese in § 21 a Abs. 7 Satz 1 ArbZG normierte Aufzeichnungspflicht über die Arbeitszeit von Kraftfahrern geht dementsprechend über die nach § 16 Abs. 2 ArbZG vorgeschriebene Aufzeichnungspflicht deutlich hinaus. Wenngleich eine bestimmte Form der Aufzeichnungspflicht wiederum nicht vorgesehen ist, hat der Arbeitgeber dem Arbeitnehmer auf Verlangen jedenfalls eine Kopie der Aufzeichnungen seiner Arbeitszeit auszuhändigen.

Folgen für die Praxis: Aufzeichnungs- und Aufbewahrungspflicht

Für die betriebliche Praxis bedeutet die Aufzeichnungspflicht oftmals einen nicht unerheblichen administrativen Aufwand. Ungeachtet dessen sollte diese Pflicht unbedingt beachtet werden, da ein schuldhafter Verstoß hiergegen eine Ordnungswidrigkeit darstellt, die mit einer Geldbuße bis zu EUR 15.000,00 geahndet werden kann.

Wichtig ist, dass die Nachweise mindestens zwei Jahre aufzubewahren sind. Verstößt der Arbeitgeber hiergegen, kann auch dies mit einer Geldbuße in gleicher Höhe geahndet werden.

[Update, 18.02.2019 – Anm. d. Redaktion: Diese Diskussion wird aktuell durch den Generalanwalt am EuGH angeheizt.]