Verfall von Urlaub: Die Umsetzung der neuen Belehrungspflicht durch Arbeitgeber

Das Thema

Das BAG hat in einem Urteil vom 19.2.19 (9 AZR 423/16) entscheiden, dass der Anspruch auf den gesetzlichen Mindesturlaub nur dann am Ende des Kalenderjahres (§ 7 III 1 BUrlG) oder eines zulässigen Übertragungszeitraums (§ 7 III 3, 4 BUrlG) erlischt, wenn der Arbeitgeber den Mitarbeiter zuvor in die Lage versetzt hat, seinen Urlaubsanspruch wahrzunehmen, und der Mitarbeiter den Urlaub dennoch aus freien Stücken nicht nimmt. Hierfür muss der Arbeitgeber auf den Urlaubsanspruch hinweisen, dazu auffordern den Urlaub zu nehmen und über die Folgen nicht genommenen Urlaubs aufklären.

Nachdem nun der Volltext der Entscheidung vorliegt, versprechen sich viele Unternehmen Antworten auf Fragen zur notwendigen Form, den Zeitpunkt und den genauen Inhalt des geforderten Hinweises.

Ordnungsgemäße Belehrung über bestehende Urlaubsansprüche erforderlich

Ein Mitarbeiter verlangte nach der Kündigung seines Arbeitsverhältnisses zum 30.4.15 die Abgeltung nicht genommener Urlaubstage aus den Jahren 2012 und 2013 gemäß § 7 IV BUrlG.

Das LAG Köln hielt die Klage für unbegründet. Beide Urlaubsansprüche seien nach § 7 III BUrlG verfallen. Das BAG hob das Urteil nun auf und verwies den Fall zurück an das LAG. Entscheidend sei, ob der Arbeitgeber den Mitarbeiter ordnungsgemäß über seine Urlaubsansprüche aus den Jahren 2012 und 2013 belehrt hatte. Dies habe das LAG zu prüfen.

Sei eine Belehrung ausgeblieben, sei der Urlaub nicht gemäß § 7 III BUrlG verfallen. Der Mitarbeiter habe dann einen Anspruch auf Urlaubsabgeltung gemäß § 7 IV BUrlG.

EuGH zwingt BAG zu einer richtlinienkonformen Auslegung – mit allen Folgen

Zu diesem Ergebnis kommt das BAG im Wege einer richtlinienkonformen Auslegung von § 7 I u. III BUrlG.

In einer Vorabentscheidung vom 6.11.18 (C-684/16) hatte der EuGH entschieden, dass nationale Regelungen, die einen automatischen Verfall nicht genommenen Urlaubs vorsehen, europarechtswidrig sind. Der Arbeitgeber müsse einem Mitarbeiter zwar nicht von sich aus Urlaub gewähren, ihn treffe aber eine Obliegenheit auf den Urlaubsanspruch hinzuweisen und so an dessen Realisierung mitzuwirken.

In Deutschland verfiel nicht genommener Urlaub nach § 7 III BUrlG jedoch stets mit Ende des Jahres bzw. des Übertragungszeitraums. Den Arbeitgeber trafen keinerlei Pflichten, initiativ tätig zu werden. Es lag allein in der Verantwortung der Mitarbeiter, ihren Urlaubsanspruch zu verwirklichen. Die Entscheidung des EuGH zur Rs. C-684/16 zwang das BAG also dazu, eine richtlinienkonforme Auslegung von § 7 BUrlG vorzunehmen, wenn es die Verfallsregelung nicht infolge ihrer Unionsrechtswidrigkeit unangewendet lassen wollte.

BAG legt nach Wortlaut und Zweck aus

Eine richtlinienkonforme Auslegung ist nach den nationalen Auslegungsmethoden – Wortlaut, Zweck, Systematik und Historie – vorzunehmen. Das BAG fokussierte sich bei der Auslegung von § 7 I u. III BUrlG auf Wortlaut und Zweck der Norm. Beides hält das Gericht mit einer Mitwirkungsobliegenheit des Arbeitgebers bei der Realisierung der Urlaubsansprüche der Mitarbeiter für vereinbar.

7 I u. III BUrlG sei seinem Wortlaut nach nicht abschließend gefasst. Die Vorschrift normiere keine abschließende Regelung zu den Voraussetzungen für den Urlaubsverfall oder zu dem Verfahren für die Inanspruchnahme des Urlaubs. Der Wortlaut der Norm stehe einer Mitwirkung des Arbeitgebers als Voraussetzung für die Anwendbarkeit des Fristenregimes damit nicht entgegen.

Den primären Zweck des BUrlG sieht das BAG im Gesundheitsschutz. Die Befristung nach § 7 III BUrlG halte Mitarbeiter dazu an, den Urlaubsanspruch im Urlaubsjahr geltend zu machen. So sei in einem regelmäßigen Rhythmus eine gewisse Zeit der Erholung gewährleistet. Dieser intendierte Gesundheitsschutz werde durch die Mitwirkungsobliegenheit gerade gefördert. Zwar verfolge § 7 III BUrlG auch den Zweck, ein unbegrenztes Ansammeln von Urlaubsansprüchen durch die Mitarbeiter zu verhindern. Allerdings sei dieses Interesse nur schützenswert, wenn es im Einklang mit Art. 7 der RL 2003/88/EG zur Arbeitszeitgestaltung stehe. Dies sei wiederum nur dann der Fall, wenn der Arbeitgeber seiner Mitwirkungsobliegenheit nachgekommen sei.

Damit könne § 7 I u. III BUrlG entsprechend der Vorgaben des EuGH ausgelegt werden. Die Beweislast für die Erfüllung der Mitwirkungsobliegenheit treffe den Arbeitgeber.

Wie muss der Mitarbeiter nun durch den Arbeitgeber belehrt werden?

Das BAG legt im Einzelnen dar, wie eine ordnungsgemäße Mitwirkungshandlung des Arbeitgebers vorzunehmen ist. Der Arbeitgeber müsse sich auf einen konkret bezeichneten Urlaubsanspruch eines bestimmten Jahres beziehen und den Anforderungen an eine völlige Transparenz und hinreichende Klarheit genügen. Das BAG sieht diese Anforderungen dann als erfüllt an, wenn der Arbeitgeber den Mitarbeiter in Textform über folgende Punkte unterrichtet:

• Mitteilung, wie viele Arbeitstage Urlaub dem Mitarbeiter im Kalenderjahr zustehen;
• Aufforderung, seinen Jahresurlaub so rechtzeitig zu beantragen, dass er innerhalb des laufenden Urlaubsjahres genommen werden kann;
• Belehrung über die Konsequenzen, die eintreten, wenn der Urlaub nicht entsprechend der Aufforderung beantragt wird. Hierbei sollte der Hinweis enthalten sein, dass der Urlaub grundsätzlich am Ende des Kalenderjahres verfällt, wenn der Mitarbeiter in der Lage war seinen Urlaub im Kalenderjahr zu nehmen, er ihn aber nicht beantragt hat.

Individuelle Benachrichtigung des Mitarbeiters notwendig

Damit hält das BAG eine individuelle Benachrichtigung der Mitarbeiter für notwendig. Neben einem gesonderten Anschreiben dürfte hierfür die Nutzung bestehender Informationskanäle gegenüber den einzelnen Mitarbeitern zulässig sein. Ein entsprechender Hinweis könnte etwa in die monatliche Gehaltsabrechnung eingefügt werden. Dieser sollte sich jedoch optisch deutlich abheben.

Ein generalisiertes Anschreiben an alle Mitarbeiter ist dagegen nicht ausreichend. Auch sonstige abstrakte Angaben erfüllen die arbeitgeberseitige Mitwirkungsobliegenheit nicht. Hierzu zählt das BAG Hinweise im Arbeitsvertrag, in einem Merkblatt oder in einer Kollektivvereinbarung (bspw. Betriebsvereinbarung). Solche abstrakten Hinweise seien keine konkrete und transparente Unterrichtung.

Wann muss belehrt werden: Der richtige Zeitpunkt

Als möglichen Belehrungszeitpunkt nennt das BAG den Jahresbeginn. Dies ist zwar nicht zwingend, bietet sich zur Vereinfachung der Prüfung des jeweiligen Urlaubsanspruchs jedoch an. Zudem ist dies die sicherste Variante, um zu gewährleisten, dass jeder Mitarbeiter tatsächlich die Möglichkeit bekommt, seinen Urlaub rechtzeitig innerhalb des Urlaubsjahres zu nehmen.

Das BAG hält eine ständige Aktualisierung der Mitteilung, etwa anlässlich jeder Änderung des Umfangs des Urlaubsanspruchs, nicht für erforderlich. Damit ist grundsätzlich eine jährlich einmalig erfolgende Belehrung ausreichend.

Der Arbeitgeber könne eine erfolgte Mitwirkungshandlung jedoch „entwerten“ und die Mitwirkungsobliegenheit wiederaufleben lassen, wenn er sich in Widerspruch zu seinen Erklärungen setzte. Dies sei der Fall, wenn der Arbeitgeber eine Situation erzeuge, die geeignet sei, den Mitarbeiter davon abzuhalten, seinen Urlaub zu nehmen. Eine derartige Situation solle etwa dann vorliegen, wenn der Arbeitgeber den Urlaubsantrag aus anderen als den in § 7 I 1 BUrlG genannten Gründen ablehne. In einem solchen Fall müsse der Arbeitgeber seine Mitwirkungshandlung erneut vornehmen, um die Befristung des Urlaubsanspruchs gemäß § 7 III BUrlG herbeizuführen.

Übertrag auf das nächste Jahr: Was passiert dann mit dem Urlaub (und der Belehrung)? 

Hat der Arbeitgeber den Mitarbeiter ordnungsgemäß belehrt und den Urlaubsanspruch an das Urlaubsjahr gebunden, kann der Mitarbeiter seinen Urlaub aber aufgrund dringender betrieblicher oder in seiner Person liegender Gründe nicht innerhalb des Urlaubsjahres nehmen, wird der Urlaub „von selbst“ auf die ersten drei Monate des Folgejahres übertragen, vgl. § 7 III 3, 4 BUrlG.

Nimmt der Mitarbeiter seinen Urlaub auch nicht innerhalb des Übertragungszeitraums, verfällt dieser Urlaub nach Ansicht des BAG nur, wenn der Arbeitgeber den Mitarbeiter auffordert, seinen Urlaub noch innerhalb des Übertragungszeitraums zu nehmen, und ihn bei Nichtinanspruchnahme auf dessen Erlöschen hinweist.

Folgen einer fehlenden Mitwirkung

Verfällt der Urlaub wegen einer ausgebliebenen Mitwirkung des Arbeitgebers nicht, so trete er bei Beginn des Folgejahres zum neu entstehenden Urlaubsanspruch hinzu. Für den Urlaubsanspruch aus dem vorangegangenen Jahr gelte weiterhin § 7 BUrlG.

Die Mitwirkungshandlung könne also für den Urlaub aus dem zurückliegenden Jahr nachgeholt und dadurch die Befristung nach § 7 III BUrlG herbeigeführt werden. So könne der Arbeitgeber das Kumulieren von Urlaubsansprüchen aus mehreren Jahren vermeiden.

Kein Vertrauensschutz: Kumulierte Urlaubsansprüche seit 2003 möglich

Zu beachten ist, dass das BAG keinen Vertrauensschutz hinsichtlich des Verfalls von Urlaubsansprüchen aus vorangegangenen Jahren gewährt. Der EuGH hat in seinem Urteil keine Einschränkung der grundsätzlichen ex tunc-Wirkung von Vorabentscheidungen vorgenommen. Wegen des Erfordernisses der einheitlichen Anwendung des Unionsrechts verbiete sich damit auch jede zeitliche Einschränkung auf nationaler Ebene.

Die Ausführungen des BAG gelten daher für Urlaubsansprüche ab Inkrafttreten der die Mitwirkungsobliegenheit herbeiführenden unionsrechtlichen Vorschrift Art. 7 RL 2003/88/EG im November 2003!

Haben Mitarbeiter also seit 2003 in bestimmten Jahren keinen Urlaub genommen und wurden sie auch nicht entsprechend belehrt, so besteht der Urlaubsanspruch grundsätzlich auch heute noch.

Damit stellt sich die Frage, inwieweit Urlaubsansprüche der regelmäßigen Verjährung nach §§ 195 ff. BGB unterliegen. Dies ist bislang nicht höchstrichterlich geklärt. Lediglich hinsichtlich des Schadensersatzanspruchs auf Ersatzurlaubsgewährung hat das BAG die Verjährbarkeit bejaht. Für die Praxis gilt insoweit, dass jedenfalls noch nicht genommene Urlaubsansprüche ab 2016 bislang nicht verjährt sind.

Verfall von Urlaub – Der neue Prozess

Arbeitgeber sollten die Urlaubsansprüche Ihrer Mitarbeiter jährlich prüfen und nachweisbare individualisierte Mitarbeiter-Belehrungen in ihrem Unternehmen fest etablieren. Es sollte auch darauf geachtet werden, übertragene Ansprüche aus dem Vorjahr zu prüfen und hierauf entsprechend hinzuweisen.

Praktischerweise bietet es sich an, dies gleich zum Jahresbeginn zu erledigen.

 

Zum Autorenprofil einschließlich den Kontaktmöglichkeiten zum Autor in den sozialen Medien