Das Thema
Zugriff des Betriebsrats auf elektronische Personalakten: Ist ein dauerhafter, uneingeschränkter und automatischer Zugriff auf elektronisch geführte Personalakten durch bzw. für den Betriebsrat möglich? Nein, u.a. wäre die Gewährung eines solchen Zugangs datenschutzrechtlich unzulässig und bußgeldbewehrt.
Allgemeine Informationspflicht des Arbeitgebers begründet kein dauerhaftes Zugriffsrecht des Betriebsrats
Das Betriebsverfassungsgesetz statuiert mit § 80 Abs. 2 BetrVG eine allgemeine Informationspflicht des Arbeitgebers, sofern der Betriebsrat („BR“) Informationen zur sachgerechten Erfüllung der ihm obliegenden Aufgaben benötigt. Den Arbeitgeber („AG“) trifft somit die Pflicht, dem BR bestimmte Arbeitnehmerdaten zur Verfügung zu stellen.
Nach § 80 Abs. 2 Satz 1 BetrVG hat der Arbeitgeber dem Betriebsrat auf dessen Verlangen Einsicht in die erforderlichen Unterlagen zu gewähren. Anspruchsvoraussetzung ist damit, dass überhaupt eine Aufgabe des Betriebsrates gegeben ist und dass im Einzelfall die begehrte Information zur Wahrnehmung der Aufgabe erforderlich ist (so auch BAG, Urt. v. 24. April 2018 – 1 ABR 6/16).
Datenschutzrechtliche Grenzen: Erforderlichkeit der Datenverarbeitung
Die datenschutzrechtliche Zulässigkeit der Übermittlung von Arbeitnehmerdaten an den BR ist an den Vorgaben der Datenschutzgrundverordnung (DS-GVO) sowie des Bundesdatenschutzgesetzes (BDSG) zu messen. Konkret rechtfertigt Art. 88 Abs. 1 DS-GVO in Verbindung mit § 26 BDSG die Verarbeitung und damit Bereitstellung von Arbeitnehmerdaten, die zur Erfüllung betriebsverfassungsrechtlicher Aufgaben erforderlich sind. Dies bedeutet, dass dem BR nur solche Arbeitnehmerdaten bereit zu stellen sind, die zur effektiven Ausübung des Mitbestimmungsrechts („MBR“) erforderlich sind.
Vollzugriff ist als Ordnungswidrigkeit zu werten
Das gesetzlich normierte Kriterium der Erforderlichkeit stellt somit klar, dass ein dauerhafter und uneingeschränkter Zugriff des Betriebsrats auf elektronische Personalakten unzulässig ist. Ein Vollzugriff wäre als Ordnungswidrigkeit zu werten, welche mit einem Bußgeld von bis zu EUR 20 Mio. oder bis zu 4% des gesamten weltweit erzielten Jahresumsatzes des vorangegangenen Geschäftsjahrs sanktioniert werden könnte.
Zugriff des Betriebsrats auf elektronische Personalakten: Hinweise für die Praxis
Die Einrichtung eines beschränkten Online Zugriffs des BR auf solche Arbeitnehmerdaten, die der BR zur effektiven Ausübung des im Einzelfall bestehenden MBR benötigt, ist grundsätzlich möglich. Die frühzeitige Einbeziehung des Datenschutzbeauftragten ist dringend anzuraten; ebenso die Absicherung des Zugriffs des BR durch angemessene technische und organisatorische Maßnahmen. Das Zugriffsrecht kann darüber hinaus im Rahmen einer Betriebsvereinbarung strukturiert werden.
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