Das Thema
Mit Wirkung zum 1. Januar 2018 wurde mit dem Gesetz zur Stärkung der betrieblichen Altersversorgung und zur Änderung anderer Gesetze (Betriebsrentenstärkungsgesetz) die Möglichkeit eröffnet, in der Entgeltumwandlung Optionssysteme einzuführen. Voraussetzung ist jedoch ein entsprechender Tarifvertrag. Flächentarifverträge liegen noch keine vor.
Doch bleibt es Unternehmen unbenommen, gemeinsam mit den Gewerkschaften durch Haustarifverträge entsprechende Rahmenbedingungen zu schaffen. Erste Erfahrungen hierzu und damit wichtige Gestaltungshinweise stellt der Autor an dieser Stelle vor.
Entgeltumwandlung und tarifvertragliche Optionssysteme nach dem Betriebsrentenstärkungsgesetz
Die mit dem Betriebsrentenstärkungsgesetz geschaffenen Optionssysteme sollen eine automatische Entgeltumwandlung erlauben. Der Arbeitnehmer muss aus der Entgeltumwandlung herausoptieren (Opt-Out). Der Arbeitgeber unterbreitet ein Angebot auf Durchführung der Entgeltumwandlung, welche beginnt, wenn der Arbeitnehmer nicht widerspricht. Rechtsgrundlage muss jedoch ein Tarifvertrag sein. Optionssysteme können nicht allein auf betrieblicher Ebene durch Betriebsvereinbarung eingeführt werden. Auch nichttarifgebundene Arbeitgeber haben keine Möglichkeit, ein Optionssystem einzuführen, so lange eine tarifvertragliche Regelung fehlt. Eine Betriebsvereinbarung muss ein bestehendes tarifvertragliches Optionssystem in Bezug nehmen.
Gestaltung des Tarifvertrags zum Optionsmodell
Tarifverträge können das Optionssystem abschließend regeln und damit die verbindlichen Rahmenbedingungen unmittelbar festlegen. Die Tarifvertragsparteien können aber ebenso eine Öffnungsklausel für betriebliche Regelungen durch Betriebsvereinbarung schaffen und nur bestimmte Vorgaben (z.B. Umfang des Leistungsspektrums, Kostenvorgaben, Durchführungsweg) festlegen.
Zu beachten sind aber die gesetzlichen Rahmenbedingungen für Optionssysteme in § 20 Abs. 2 BetrAVG. Dort werden folgende Mindestvorgaben für das Angebot des Arbeitgebers gemacht:
- Das Angebot muss in Textform erfolgen.
- Das Angebot muss drei Monate vor Beginn der Entgeltumwandlung unterbreitet werden.
- Der Umwandlungsbetrag muss angegeben werden.
- Der umzuwandelnde Vergütungsbestandteil ist anzugeben.
- Der Arbeitnehmer ist darauf hinzuweisen, dass er dem Angebot ohne Angaben von Gründen widersprechen kann.
- Die Widerspruchsfrist muss mindestens einem Monat betragen.
- Der Arbeitnehmer ist darauf hinzuweisen, dass er die Entgeltumwandlung jederzeit beenden kann.
- Die Frist zur Beendigung darf höchstens einen Monat betragen.
Die gesetzlichen Vorgaben für das Angebot des Arbeitgebers müssen sich selbstredend auch im Tarifvertrag widerspiegeln. Die tarifvertraglichen Vorschriften dürfen nicht so weit gehen, dass der Arbeitgeber die gesetzlichen Vorgaben nicht mehr einhalten könnte.
I. Widerspruch des Arbeitnehmers im Tarifvertrag regeln
Im Optionssystem beginnt die Entgeltumwandlung automatisch, wenn der Arbeitnehmer dem Angebot seines Arbeitgebers nicht widerspricht. Der Abschluss einer Umwandlungsvereinbarung wird fingiert (§ 20 Abs. 2 Satz 2, erster Halbsatz BetrAVG). Aus Transparenzgründen sollte der Widerspruch im Tarifvertrag geregelt werden, indem die Ausübung des Widerspruchs und die Rechtsfolgen deutlich dargestellt werden. Auf das Recht, die Entgeltumwandlung zu beenden, muss im Tarifvertrag dagegen nicht ausdrücklich hingewiesen werden. Dies ist keine Besonderheit des Optionssystems, sondern ergibt sich aus den allgemeinen Grundsätzen der Entgeltumwandlung. Der Hinweis im Angebot auf die Möglichkeit der Beendigung ist ausreichend.
Dem Gesetz lässt sich nicht entnehmen, ob gegenüber demselben Arbeitnehmer weitere Angebote möglich sind, nachdem dieser einmal widersprochen hat, aber auch, um einen Umwandlungsbetrag zu erhöhen. § 20 Abs. 2 BetrAVG steht dem zumindest nicht entgegen. Das Optionssystem soll der Verbreitung der betrieblichen Altersversorgung dienen. Das schließt auch ein ausreichendes Versorgungsniveau ein. Angebote nach einem Widerspruch wie auch zur Erhöhung des Umwandlungsbetrags sollten daher möglich sein. Die Modalitäten hierfür sollten im Tarifvertrag geregelt werden.
2. Vorsicht bei den Formvorschriften in Optionssystemen
Der Arbeitgeber muss sein Angebot in Textform vorlegen (§ 20 Abs. 2 Satz 2 Nr. 1 BetrAVG). Für den Widerspruch schreibt das Gesetz dagegen keine Form vor. Er ist daher sogar mündlich zulässig, was zu Rechtsunsicherheit und Beweisschwierigkeiten führen kann. Gleiches gilt für eine spätere Beendigung der Entgeltumwandlung.
Dennoch sollte davon abgesehen werden, für Widerspruch und Beendigung im Tarifvertrag eine bestimmte Form (Schriftform, Textform) vorzuschreiben. Den Tarifvertragsparteien ist es nicht erlaubt, von den gesetzlichen Regelungen zum Optionssystem in § 20 Abs. 2 BetrAVG abzuweichen (§ 19 Abs. 1, Abs. 3 BetrAVG). Da für das Angebot zur Entgeltumwandlung im Gesetz ausdrücklich Textform vorgegeben ist, spricht das Fehlen weiterer Vorgaben für Widerspruch oder Beendigung dafür, dass diese formfrei möglich sein sollen. Ein weitergehendes Formerfordernis sollte im Tarifvertrag daher nicht aufgenommen werden.
Es liegt im eigenen Interesse des Arbeitnehmers, seinen Widerspruch und die Beendigung der Entgeltumwandlung eindeutig zu erklären. Denn er wäre für diese Erklärungen im Streitfall beweispflichtig. Eine bestimmte Form vorzuschreiben ist daher aus Sicht des Arbeitgebers nicht erforderlich. Vertrauenstatbestände, aus denen der Arbeitnehmer im Fall einer streitigen Erklärung Ansprüche herleiten könnte, sind kaum denkbar, weil er seiner Entgeltabrechnung wie auch seinem Kontostand unmittelbar entnehmen kann, wenn zu Unrecht eine Entgeltumwandlung durchgeführt wird.
3. Risiko- und Gesundheitsprüfung des Versorgungsträgers
Da mit dem Optionssystem eine automatische Entgeltumwandlung angestrebt wird, sollten Mitwirkungshandlungen der Arbeitnehmer für die Aufnahme in die betriebliche Altersversorgung ausgeschlossen werden. Erklärungen des Arbeitnehmers, Risikofragen des Versorgungsträgers oder gar eine Gesundheitsprüfung sollten daher von vorneherein ausgeschlossen werden.
4. Gesetzlicher Arbeitgeberzuschuss: Gestaltungsspielraum nutzen
Der gesetzliche Arbeitgeberzuschuss zur Entgeltumwandlung, der seit dem 1. Januar 2019 verpflichtend ist, muss auch in Optionssystemen gezahlt werden. Mit Ausnahme der fingierten Einigung über die Umwandlungsvereinbarung gelten auch für Optionssysteme die allgemeinen Vorschriften zur Entgeltumwandlung. Die Verpflichtung, den Arbeitgeberzuschuss zu zahlen, folgt daher aus § 1a Abs. 1a BetrAVG. Wenn der Arbeitgeberzuschuss ausgeschlossen werden soll, ist das im Tarifvertrag zum Optionssystem zu regeln. Insoweit haben die Tarifvertragsparteien Gestaltungsspielraum (vgl. § 19 Abs. 1 BetrAVG). Gleich ob der Arbeitgeberzuschuss ausgeschlossen wird oder nicht, empfiehlt sich im Tarifvertrag ein klarstellender Hinweis hierzu.
Allein die Existenz eines Tarifvertrags zur Entgeltumwandlung bedeutet nicht, dass dadurch der gesetzliche Arbeitgeberzuschuss ausgeschlossen wird. Maßgeblich ist die Auslegung des Tarifvertrags. Wenn ein Tarifvertrag vor dem 1. Januar 2018 abgeschlossen wurde, kann dieser Sachverhalte auf Grundlage des Betriebsrentenstärkungsgesetzes nicht regeln. Der gesetzliche Zuschuss ist daher durch solche Tarifverträge im Regelfall nicht ausgeschlossen, jedenfalls dann nicht, wenn noch kein Zuschuss vorgesehen war. Besteht dagegen bereits eine tarifvertragliche Förderung der Entgeltumwandlung, muss durch Auslegung ermittelt werden, ob ein gesetzlicher Arbeitgeberzuschuss daneben bestehen kann.
5. Konkurrenz zur tarifvertraglichen Altersvorsorge beachten
Bei der tarifvertraglichen Umsetzung eines Optionssystems ist eine bereits bestehende tarifliche Altersvorsorge zu beachten. Werden aufgrund eines Tarifvertrags bereits Arbeitgeberbeiträge zur betrieblichen Altersversorgung geleistet, sind die Freibeträge im Steuer- und Sozialversicherungsrecht zu beachten. Der Freibetrag des § 3 Nr. 63 EStG sollte in der Regel ausreichen. Allerdings sind die Beiträge nur bis zur Höhe von 4 % der Beitragsbemessungsgrenze in der allgemeinen Rentenversicherung sozialversicherungsfrei (§ 1 Abs. 1 Satz 1 Nr. 9 SvEV). Daher können Sozialversicherungsbeiträge auf die Einzahlungen anfallen, wenn Optionssystem und tarifvertragliche Altersvorsorge diesen Betrag überschreiten.
Auch ist zu beachten, in welchem Verhältnis Optionssystem und tarifvertragliche Altersvorsorge stehen sollen. Eine etwaige tarifvertragliche Förderung der Entgeltumwandlung kann auch für eine Entgeltumwandlung im Rahmen eines Optionssystems gelten. Andererseits muss eine tarifvertragliche Altersvorsorge nicht bedeuten, dass ein weiterer gesetzlicher Arbeitgeberzuschuss ausgeschlossen ist. Dies muss durch Auslegung ermittelt werden. Es gibt keine Vermutung dafür, dass mit einer tarifvertraglichen Altersvorsorge ein (später eingeführter) gesetzlicher Arbeitgeberzuschuss von vorneherein ausscheidet. Eine doppelte Förderung ist ggf. durch den Tarifvertrag zum Optionssystem auszuschließen.
Auch in einem Haustarifvertrag können Regelungen zu einer tarifvertraglichen Altersvorsorge gemäß einem Flächentarifvertrag getroffen werden. Der Haustarifvertrag ist die speziellere Vorschrift und geht einem Flächentarifvertrag vor, auch dann, wenn er Regelungen des Flächentarifvertrages zu Lasten der Arbeitnehmer verdrängt. Wenn die Arbeitsverträge allerdings Bezugnahmeklauseln enthalten, dann gelten Tarifverträge auch auf einzelvertraglicher Grundlage. Dann findet die günstigere Regelung Anwendung. Denn im Verhältnis zwischen Arbeitsvertrag und Tarifvertrag gilt das Günstigkeitsprinzip (§ 4 Abs. 3 TVG).
Entgeltumwandlung: Mindestanforderungen an das Angebot des Arbeitgebers
Auf Grundlage des Tarifvertrags unterbreitet der Arbeitgeber sein Angebot. Dabei hat er die Mindestanforderung des § 20 Abs. 2 Satz 2 BetrAVG zu beachten. Tut er dies nicht, ist die Entgeltumwandlung unwirksam. Der Mitarbeiter könnte dann im Rahmen der Verjährungsgrenzen auch rückwirkend die Auszahlung des einbehaltenen Betrags verlangen.
1. Zugang des Angebots
Bestreitet der Arbeitnehmer die Zulässigkeit der Entgeltumwandlung, müsste der Arbeitgeber beweisen, dass die Widerspruchsfrist abgelaufen ist. Hierfür müsste er den Zugang des Angebots beim Arbeitnehmer beweisen. Der Aufwand wäre aber insbesondere bei größeren Belegschaften nicht unerheblich, wenn für jeden Einzelfall ein beweisbarer Zugang sichergestellt werden soll. Aus praktischen Gründen wird ein etwaiges Beweisrisiko wohl hinzunehmen sein. Ein Streitfall über die Entgeltumwandlung wird die Ausnahme bleiben und regelmäßig sofort auffallen, wenn der erste Umwandlungsbetrag einbehalten wird.
2. Ausübung des Widerspruchs
Der Arbeitgeber sollte nicht nur auf den Widerspruch hinweisen, sondern auch darlegen, wie dieser einzulegen ist. Im Angebotsschreiben ist daher der Adressat des Widerspruchs zu nennen. So kann vermieden werden, dass der Widerspruch untergeht. Zugleich sollte im Angebot auch deutlich auf die Rechtsfolge hingewiesen werden, und zwar nicht nur für den Fall des Widerspruchs, sondern auch für den Fall, dass kein Widerspruch erfolgt.
3. Achtung: Die Anpassung des Umwandlungsbetrags
Der Umwandlungsbetrag ist zu beziffern, denn gemäß § 20 Abs. 2 Satz 2 Nr. 2 Buchst. a) BetrAVG muss im Angebot der “Betrag” der Entgeltumwandlung ausgewiesen werden. Es reicht nicht, es dem Arbeitnehmer zu überlassen, den Umwandlungsbetrag zu berechnen, selbst wenn alle Rechengrundlagen im Angebot enthalten sind. Der Arbeitnehmer soll das Angebot prüfen können. Hierfür muss er die Bedingungen der Entgeltumwandlung kennen, wozu in erster Linie der bezifferte Betrag zählt. Der bloße Hinweis im Angebot, es würden z.B. 4 % des Grundgehalts umgewandelt, genügt nicht.
Eine Ausnahme sollte aber zulässig sein: Wenn der Umwandlungsbetrag von vorneherein dynamisiert ist, muss für die entsprechenden Anpassungen kein neues Angebotsschreiben versendet werden. Diese Anpassungen können schon in dem ersten Angebot erklärt werden. Solche Anpassungen beugen der Geldentwertung vor und werden im Betriebsrentenrecht bei laufenden Renten (§ 16 BetrAVG) und unverfallbaren Anwartschaften (§ 2a Abs. 2 BetrAVG) anerkannt. Es ist daher ein legitimes Interesse, den Wert der Vorsorge auch im Rahmen eines Optionssystems sicherzustellen, indem die Beiträge ansteigen. Das Angebot darf daher die anfängliche Summe nennen und den Anpassungsmechanismus darlegen, nach dem sich diese Summe in Zukunft anpassen wird. Vorsorglich kann zudem im Zeitpunkt der Anpassung ein Informationsschreiben über den angepassten Umwandlungsbetrag versendet werden. Im Tarifvertrag sollte nicht nur diese Anpassung geregelt werden, sondern auch klargestellt werden, dass der Mitarbeiter kein weiteres angepasstes Angebot erhält.
Wenn der Arbeitnehmer einen anderen Betrag als den Betrag im Angebot umwandeln möchte, muss er dem Angebot widersprechen und sein Recht auf Entgeltumwandlung nach § 1a BetrAVG ausüben. Denkbar wäre es, vorsorglich alternative Angebote vorzulegen, so dass der Arbeitnehmer durch Unterschrift ohne weiteres statt der automatischen Entgeltumwandlung eine Entgeltumwandlung in abweichender Höhe beginnen kann.
4. Erklärungen des Arbeitnehmers
Der automatische Beginn der Entgeltumwandlung entbindet den Arbeitnehmer nicht von etwaigen Erklärungspflichten. Für die Zahlung einer Waisenrente an Pflegekinder, Stiefkinder, faktische Stiefkinder und Enkelkinder sind diese schriftlich namentlich zu benennen und eine schriftliche Bestätigung des Kindschaftsverhältnisses ist erforderlich. Auch begünstigte Lebensgefährten müssen namentlich benannt werden. Hierfür reicht allerdings die Textform aus. Der Arbeitnehmer sollte im Angebotsschreiben auf dieses Erfordernis hingewiesen werden, wenn eine Hinterbliebenenleistung vorgesehen ist.
5. Aufklärungspflichten des Arbeitgebers
Der Arbeitgeber hat gegenüber den Arbeitnehmern Aufklärungspflichten aus dem Arbeitsverhältnis. Der Umfang und die Reichweite dieser Pflichten ergeben sich aus den Umständen des Einzelfalles und sind das Ergebnis einer umfassenden Interessenabwägung. Es empfiehlt sich in jedem Fall, einen Ansprechpartner für Rückfragen zu nennen oder auf weitere Informationen im Intranet zu verweisen. Da die Rechtsgrundlage des Optionssystems ein Tarifvertrag ist, sollte explizit darauf hingewiesen werden, dass dessen Regelungen auch für nichttarifgebundene Arbeitnehmer gelten.
Die Entgeltumwandlung durch Optionssystem wird vom Arbeitgeber angestoßen. Dies führt zu erhöhten Aufklärungspflichten. Dennoch kann sich die Information darin erschöpfen, den Arbeitnehmer auf bestehende Regelungen zu verweisen. Daher reicht es in gewissen Umfang aus, im Rahmen des Angebots auf den zu Grunde liegenden Tarifvertrag zu verweisen. Dieser sollte im Angebot genau bezeichnet werden. Dies setzt voraus, dass klare und nachvollziehbare rechtliche Grundlagen zur Anwendung kommen, so dass der Arbeitnehmer weitestgehend schon allein daraus erkennen kann, welche Möglichkeiten und Folgen sich für seine betriebliche Altersversorgung ergeben. Aus diesem Grund sollte im Zweifel immer eine Klarstellung im Tarifvertrag aufgenommen werden. Das Optionssystem sollte nicht nur Vorgaben für den Arbeitgeber machen, sondern das Verfahren vollständig und verständlich für den Arbeitnehmer beschreiben.
Tarifvertragliche Optionssysteme und bestehende Entgeltumwandlungen
Bestehende Entgeltumwandlungen können ohne weiteres fortgeführt werden. Das Angebot zum Opt-Out wird dann nur für neu abzuschließende Entgeltumwandlungen ab einem bestimmten Stichtag unterbreitet.
Gleichwohl mag es Gründe geben, bereits bestehende Entgeltumwandlung im Rahmen des Optionssystems aufzustocken. Optionssysteme erfassen auch bestehende Arbeitsverhältnisse. Wenn Arbeitnehmer jedoch bereits eine Entgeltumwandlung begonnen haben, ist die Einbindung etwas komplexer. Dennoch spricht viel dafür, dass auch gegenüber solchen Arbeitnehmern ein Angebot zulässig ist (vgl. oben Ziffer II.1), wenn deren Durchführungsweg und Versorgungsträger mit den tarifvertraglichen Vorgaben konform sind. Für die Aufstockung bestehender Entgeltumwandlungen im Rahmen des Optionssystems sollten im Tarifvertrag Übergangsbestimmungen aufgenommen werden. Das Angebotsschreiben muss diese etwas abweichende Konstellation berücksichtigen und den Arbeitnehmer richtig informieren. Insbesondere wäre im Angebot der Erhöhungsbetrag zu nennen. Im Falle eines Widerspruchs bliebe die Höhe der Entgeltumwandlung unverändert.
Selbst wenn eine bestehende Entgeltumwandlung über einen anderen Versorgungsträger oder gar einen anderen Durchführungsweg erfolgt, kann die Entgeltumwandlung im Optionssystem erhöht werden. Der Arbeitnehmer hat keinen Anspruch darauf, dass ein Erhöhungsbetrag im selben Durchführungsweg und beim selben Versorgungsträger eingezahlt wird, wenn nicht etwas anderes vereinbart wurde. Vielmehr gelten die Grundsätze des § 1a BetrAVG. Danach muss eine Einigung über den Durchführungsweg getroffen werden, es sei denn, der Arbeitgeber entscheidet sich für eine Pensionskasse, einen Pensionsfonds oder eine Direktversicherung. Der Arbeitgeber entscheidet daher allein über den konkreten Versorgungsträger. Da diese Grundsätze auch für die Erhöhung des Umwandlungsbetrags gelten, sind sie ebenso im Rahmen des Optionssystems zu beachten. Dabei könnten aber besondere Aufklärungspflichten bestehen, z.B. wenn zusätzliche Verwaltungskosten für einen neuen Versicherungsvertrag entstünden.
Tarifvertragliche Optionssysteme transparent und ausführlich regeln
Das Optionssystem sollte so ausführlich geregelt werden, dass es für jedermann verständlich ist. Dies gilt für den Tarifvertrag wie auch für das entsprechende Angebotsschreiben. Denn im Rahmen der Optionssysteme sind etwaige Aufklärungspflichten des Arbeitgebers von besonderer Bedeutung.
Da die Entgeltumwandlung infolge einer Untätigkeit des Arbeitnehmers beginnt, ist sicherzustellen, dass er sich der Folgen dieser Untätigkeit bewusst ist. Der Arbeitnehmer ist über die Entgeltumwandlung und das Optionssystem aufzuklären. Dies beginnt mit einer transparenten tarifvertraglichen Regelung und einer klaren Darstellung im Angebot des Arbeitgebers. Etwaige Missverständnisse können so von vorneherein vermieden werden und dem Arbeitnehmer bleibt eine Eigenverantwortung, soweit die rechtlichen Vorgaben die Rahmenbedingungen und Folgen ausreichend beschreiben.
RA Dr. Thomas Frank
Senior Associate bei Hogan Lovells International LLP (Büro München)
Zum Autorenprofil einschließlich den Kontaktmöglichkeiten zum Autor in den sozialen Medien
