Das Thema
Automatisierte Datensammlungs- und Auswertungssysteme gewinnen in der betrieblichen Praxis eine immer größere Bedeutung. Unzählige Unternehmen und Konzerne nutzen mittlerweile Personalinformations- und -wirtschaftssysteme wie z. B. SAP ERP HCM (Human Capital Management). In den HCM-Modulen werden personenbezogene Mitarbeiterdaten verwaltet und verarbeitet und für den gesamten „Lebenslauf“ der Mitarbeiter genutzt, beginnend mit dem Recruitment über die Personalverwaltung bis hin zur Personalentwicklung.
Auch Betriebsratsmitglieder haben nicht selten im Rahmen der unternehmensinternen Berechtigungskonzepte (vollen) Zugriff auf die entsprechenden Systeme, sei es im Rahmen ihrer gewöhnlichen Arbeitstätigkeit oder aufgrund ihrer Funktion als Mitglied des Betriebsrats. Ausgehend hiervon stellt sich die Frage, ob der Arbeitgeber seine betriebsverfassungsrechtlichen Informations- und Unterrichtungspflichten dadurch erfüllen kann, dass er den Betriebsrat auf die entsprechenden Zugriffsrechte verweist bzw. den Mitgliedern entsprechende Zugriffsrechte extra zu diesem Zweck einräumt.
Zugriffsrechte im Rahmen der gewöhnlichen Arbeitstätigkeit
Ein Verweis auf im Rahmen der gewöhnlichen Arbeitstätigkeit erteilte Zugriffsrechte ist nicht ausreichend. Denn die entsprechenden Zugriffsrechte dürfen von den Betriebsratsmitgliedern nicht ohne Weiteres für ihre Funktion als Mitglied des Betriebsrats genutzt werden. Wie das Landesarbeitsgericht (LAG) Schleswig-Holstein in einer Entscheidung vom 4.3.2015 (3 Sa 400/14) zutreffend festgestellt hat, ist die Einräumung umfassender Zugriffsrechte im Rahmen der gewöhnlichen Arbeitstätigkeit nämlich nicht gleichbedeutend mit der Befugnis, diese über den konkreten Arbeitsauftrag hinaus zu nutzen und in dem System gespeicherte Daten inhaltlich zu durchstöbern oder gar auszudrucken und weiterzuleiten. Gleichwohl hat das LAG Schleswig-Holstein in der vorgenannten Entscheidung eine schwerwiegende Pflichtverletzung, die zum Ausspruch einer Kündigung berechtigt hätte, verneint. Denn der Arbeitgeber hatte keinerlei Grenzen für eine Zugriffsmöglichkeit und für ein Lesen der Inhalte von Unterlagen mit sensiblem Inhalt gesetzt. Arbeitgeber sollten daher stets sorgfältig prüfen, welchem Arbeitnehmer in welchem Umfang Zugriffsrechte eingeräumt werden und diese im Rahmen der technischen Möglichkeiten auf das für die Ausführung der Arbeitstätigkeit geschuldete Maß beschränken.
Zugriffsrechte zur Wahrung der Informations- und Unterrichtungsrechte
Etwas anderes könnte dann gelten, wenn der Arbeitgeber Betriebsratsmitglieder bewusst mit umfassenden Zugriffsrechten ausstattet, um damit seinen Informations- und Unterrichtungspflichten nach dem Betriebsverfassungsrecht nachzukommen. Beispielhaft sei insoweit auf die allgemeine Informationspflicht nach § 80 Abs. 2 S. 1 BetrVG verwiesen. Danach hat der Arbeitgeber den Betriebsrat zur Durchführung seiner allgemeinen Aufgaben nach § 80 Abs. 1 BetrVG umfassend zu unterrichten. Des Weiteren könnte dies insbesondere mit Blick auf den Unterrichtungsanspruch des Betriebsrats bezüglich der Personalplanung gemäß § 92 Abs. 1 S. 1 BetrVG in Betracht kommen. Im Ergebnis wird man aber verneinen müssen, dass der Arbeitgeber solche Unterrichtungsansprüche durch Erteilung von Zugriffsrechten erfüllt.
So entspricht es allgemeiner Auffassung, dass eine Unterrichtung des Betriebsrats nach § 80 Abs. 2 S. 1 auf Initiative des Arbeitgebers in verständlicher Form und in deutscher Sprache zu erfolgen hat. In welcher Form der Arbeitgeber die benötigte Auskunft zu erteilen hat, regelt § 80 Abs. 2 S. 1 BetrVG zwar nicht. Insbesondere bei umfangreichen und komplexen Angaben ist er allerdings schon nach dem Grundsatz der vertrauensvollen Zusammenarbeit (§ 2 Abs. 1 BetrVG) regelmäßig gehalten, die Auskunft schriftlich zu erteilen. Bei einer nur mündlichen Information wird es dem Betriebsrat – so das Bundesarbeitsgericht (BAG) – in einem solchen Fall ansonsten in der Regel nicht möglich sein, zu prüfen, ob sich betriebsverfassungsrechtliche Aufgaben ergeben und wie er diese verantwortlich wahrnehmen kann (vgl. BAG v. 30.9.2008 – 1 ABR 54/07).
Personalwirtschaftssysteme für den Betriebsrat zu komplex
Führt man sich an dieser Stelle die hohe Komplexität von Personalwirtschaftssystemen wie SAP HCM vor Augen, wird bereits deutlich, dass die „bloße“ Einräumung von Zugriffsrechten regelmäßig nicht ausreicht, um Unterrichtungsansprüche des Betriebsrats zu erfüllen. Denn im Ergebnis hinge es vor allem von den IT-Kenntnissen des Betriebsrats ab, ob die im Personalwirtschaftssystem hinterlegten Informationen „verständlich“ sind. Zudem könnte und müsste der Betriebsrat selbst entscheiden, welche der in dem System enthaltenen Daten für den jeweiligen Unterrichtungsanspruch relevant sind.
Dies gilt umso mehr, als der Umfang der Unterrichtung stets von der jeweiligen konkreten Aufgabe des Betriebsrats abhängt. Auf die eigenen Informationsmöglichkeiten des Betriebsrats kommt es nicht an. Denn nach ständiger Rechtsprechung des BAG ist der Betriebsrat grundsätzlich nicht verpflichtet, sich benötigte Informationen selbst zu beschaffen. Dies gilt auch dann, wenn er dazu objektiv in der Lage wäre. Auf etwaige Informationen im Personalwirtschaftssystem kann der Betriebsrat mithin nicht verwiesen werden, auch wenn er sich sämtliche Informationen aufgrund der ihm eingeräumten Zugriffsrechte selbst beschaffen könnte. Nur dann, wenn der Betriebsrat sich aus den bereits übermittelten Informationen auf rechnerisch einfachem Wege weitere Daten ableiten kann, kann er sich vor dem Hintergrund des Grundsatzes von § 2 Abs. 1 BetrVG auf diese Möglichkeit der Selbstbeschaffung verweisen lassen. Hierbei geht es jedoch nicht um eine eigene Datenerhebung und Informationsbeschaffung im eigentlichen Sinne (vgl. BAG v. 24.1.2006 – 1 ABR 60/04).
Eine weitere Problematik besteht darin, dass der Betriebsrat nach § 80 Abs. 2 S. 1 BetrVG nicht nur umfassend, sondern auch rechtzeitig zu unterrichten ist. Der pauschale Verweis auf die Zugriffsrechte ohne weiteres Zutun des Arbeitgebers würde indes dazu führen, dass es schlussendlich der Betriebsrat in der Hand hätte, mit seiner Recherche in den einzelnen Modulen die Rechtzeitigkeit zu steuern.
Weiteres Problem: Persönlichkeitsrechte und Datenschutz
Schließlich ist die Einräumung von Zugriffsrechten zu Personalwirtschaftssystemen mit dem Zweck, Unterrichtungspflichten gegenüber dem Betriebsrat zu erfüllen, auch mit Blick auf das allgemeine Persönlichkeitsrecht der Arbeitnehmer sowie in datenschutzrechtlicher Hinsicht problematisch. Bedingen betriebsverfassungsrechtliche Rechte und Pflichten die Weitergabe von Informationen aus dem Persönlichkeitsbereich der Arbeitnehmer an den Betriebsrat, ist eine solche Weitergabe regelmäßig durch die jeweilige Vorschrift – etwa § 80 Abs. 2 S. 1 BetrVG – gedeckt.
Auch das Datenschutzrecht steht der Weitergabe von entsprechenden Informationen an den Betriebsrat nicht entgegen. Voraussetzung ist aber stets, dass die Informationen zur Erfüllung einer gesetzlichen Aufgabe des Betriebsrats erforderlich sind (vgl. § 26 Abs. 1 S. 1 BDSG in der ab dem 25.5.2018 geltenden Fassung).
Führt man sich die Vielzahl der Daten vor Augen, die in einem Personalwirtschaftssystem wie SAP HCM gespeichert sind, erlaubt die Einräumung umfassender Zugriffsrechte dem Betriebsrat im Zweifel aber auch Einsicht in Informationen, die nicht mehr von den Unterrichtungsrechten nach dem Betriebsverfassungsrecht gedeckt ist. Zwar gibt es in solchen Systemen auch regelmäßig die Möglichkeit, die Zugriffsberechtigungen zu beschränken. Solche begrenzten Berechtigungen orientieren sich aber an den strukturellen und operativen Erfordernissen von Unternehmen und nicht an dem Betriebsverfassungsgesetz. Eine zu weitgehende Zugriffsberechtigung birgt damit das Risiko von unzulässigen Eingriffen in das allgemeine Persönlichkeitsrecht der Arbeitnehmer und Verstößen gegen das Datenschutzrecht. Eine zu enge Zugriffsberechtigung führt demgegenüber im Zweifel dazu, dass der Informations- und Unterrichtungsanspruch nach dem Betriebsverfassungsrecht nicht vollumfänglich erfüllt wird.
Einräumung von Zugriffsberechtigungen zur Erfüllung der Informations- und Unterrichtungsrechte nach dem BetrVG grundsätzlich nicht empfehlenswert
Schlussendlich ist die Einräumung von Zugriffsberechtigungen für den Betriebsrat zur Erfüllung der betriebsverfassungsrechtlichen Pflichten nicht geeignet. Sie ist vielmehr nur dort zu empfehlen, wo dies für die Erfüllung der Überwachungsaufgaben des Betriebsrats unumgänglich ist. Dabei sollte im Rahmen einer Betriebsvereinbarung stets im Einzelnen geregelt werden, für welche Zwecke und in welchem Umfang der Betriebsrat im Rahmen seiner übertragenen Aufgaben befugt ist, auf die Daten zuzugreifen.
Partner bei Küttner Rechtsanwälte
(Köln)
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