Das Thema
Im Rahmen der Organisation von dauerhaften hybriden Arbeitsorten während und (hoffentlich bald) nach der COVID19-Pandemie setzen die Unternehmen auch zunehmend auf das sog. Desk-Sharing. Dabei teilen sich Mitarbeiter je nach Anwesenheit am Arbeitsort des Arbeitgebers Arbeitsplätze nach Verfügbarkeit, meist durch elektronische Arbeitsplatzbuchung.
Durch dieses Modell können Arbeitsplätze eingespart werden und es dient gleichzeitig dem agilen Arbeitgeber bei der Umsetzung von sog. New Work Modellen.
Nun ist es nicht ganz überraschend, dass derartige Modelle nicht nur arbeitsrechtliche Fragen infolge erster Rechtsprechung dazu aufwerfen. Aufgrund erhöhter Compliance Anforderungen und der geltenden Mitbestimmungsrechte des Betriebsrats sollten Arbeitgeber nicht zu schnell über Desk-Sharing-Modelle entscheiden bzw. diese ungeprüft einführen.
Aber wo liegen hier arbeitsrechtlich die Fallstricke?
Die Einführung von Desk-Sharing Arbeitsplätzen muss den Anforderungen gem. § 3a Abs. 1 Satz 1 ArbStättV genügen. Danach sind Arbeitsstätten so einzurichten, dass Gesundheitsgefährdungen für den Mitarbeiter nach Möglichkeit vermieden werden. Insoweit muss der Arbeitgeber eine Gefährdungsbeurteilung durchführen.
Weiter verpflichtet § 4 Abs. 2 ArbStättV den Arbeitgeber, für ausreichende Hygiene am Arbeitsplatz zu sorgen. In diesen Zeiten kommen dabei die Anforderungen der sog. SARS-CoV-2 Arbeitsschutzregel des BMAS sowie weitere Corona Schutzverordnungen hinzu, die bei der Hygiene zu beachten sind.
Arbeitnehmer haben auch einen Anspruch gegen den Arbeitgeber auf Erfüllung seiner arbeitsschutzrechtlichen Reinigungspflicht gem. § 618 Abs. 1 BGB i.V.m. § 315 Abs. 3 BGB. Auch hier ist eine Gefährdungsbeurteilung vonnöten.
Erhöhte Sorgfaltspflichten in Bezug auf die Vermeidung psychischer Belastungen
Auch ergonomische Anforderungen spielen gem. § 3a ArbStättV eine Rolle. Deshalb müssen beim Desk-Sharing Modell der Bürostuhl und Schreibtisch wie auch Bildschirm und Hardware auf die den jeweiligen Platz besetzende Person kurzfristig eingestellt werden können.
Auch hat der Arbeitgeber erhöhte Sorgfaltspflichten in Bezug auf die Vermeidung von psychischen Belastungen durch das Desk-Sharing Modell, denn erhöhter Geräuschpegel sowie der Druck des Einzelnen, bei Anwesenheit im Büro erst einen Arbeitsplatz finden zu müssen, können psychische Belastungen bei einzelnen Mitarbeitern auslösen. Wieder ist eine Gefährdungsbeurteilung erforderlich.
Einführung von Desk-Sharing: Das sollten Sie beachten
In betriebsratslosen Betrieben empfiehlt sich eine Richtlinie, die die Einführung des Desk-Sharing Modells unter Beachtung sämtlicher Vorgaben der Gefährdungsbeurteilung definiert und die Mitarbeiter sowohl transparent über die Einhaltung sämtlicher Sicherheitsvorgaben unterrichtet, aber auch passende Regeln für den Einzelnen vorgibt.
Individualrechtlich kann „Desk-Sharing“ einseitig eingeführt werden, da Arbeitnehmer keinen Anspruch auf einen eigenen festen Arbeitsplatz haben (so auch Arnold/Günther, Arbeitsrecht 4.0 1. Aufl. 2018 Rz. 81).
Desk-Sharing und die Mitbestimmung des Betriebsrats
Zuletzt hatte das LAG Düsseldorf (Beschluss v. 9. Jan. 2018 – 3 TaBVGa 6/17) die Mitbestimmungspflicht gem. § 87 Abs. 1 Nr. 7 BetrVG in Bezug auf den Gesundheitsschutz bei der Einführung von Desk-Sharing bestätigt. Die Autorin hat zu dieser Entscheidung an gleicher Stelle bereits ausführlich berichtet.
Auch ist 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG relevant, wenn das Desk-Sharing Modell technisch organisiert werden soll.
Insgesamt bejaht das BAG auch ein Mitbestimmungsrecht bei der konkreten Gefährdungsbeurteilung gem. § 87 Abs. 1 Nr. 7 BetrVG . Danach hat der Betriebsrat bei betrieblichen Regelungen über den Gesundheitsschutz mitzubestimmen, die der Arbeitgeber zwar aufgrund einer öffentlich-rechtlichen Rahmenvorschrift zu treffen hat, bei deren Gestaltung ihm aber Handlungsspielräume verbleiben (BAG Beschluss v. 8.6.2004-Az 1 ABR 13/03).
Zudem existiert ein Mitbestimmungsrecht wegen § 91 BetrVG (Änderung des Arbeitsplatzes).
Desk-Sharing kann auch zu einer Betriebsänderung führen
Letztlich kann beim Desk-Sharing auch die Annahme einer Betriebsänderung gem. § 111 BetrVG dadurch ausgelöst werden, dass der Verlust des persönlichen Schreibtisches und der erforderliche Koordinierungsaufwand beim Umzug sowie bei der täglichen Suche nach einem neuen Arbeitsplatz einen wesentlichen Nachteil für die Belegschaft darstellt (so auch Kramer, IT-Arbeitsrecht, 2. Auf. 2019 Rz. 128).
Insgesamt müssen Arbeitgeber deshalb die Einführung von Desk-Sharing Modellen mit den Betriebsräten im Rahmen einer Betriebsvereinbarung „Desk-Sharing Modell“ oder im Rahmen einer Betriebsvereinbarung „Gefährdungsbeurteilung“ vereinbaren.
In der Ruhe liegt die Kraft
In diesen Zeiten der Transformation werden schnell Entscheidungen über Desk-Sharing Modelle getroffen.
Aufgrund der dargestellten erhöhten Compliance Anforderungen und der Mitbestimmungspflichten sollten Arbeitgeber hierbei die arbeitsrechtlichen Anforderungen nicht aus dem Auge verlieren.
