Das Thema
Wann muss ein Arbeitgeber die Kosten für ein Vorstellungsgespräch erstatten? Welche Kosten sind erstattungsfähig? Und wie gehe ich mit den Bewerbungsunterlagen um, etwa im Hinblick auf die Daten von Bewerbern und das vor dem Hintergrund der neuen Datenschutzgrundverordnung (DSGVO)? Bewerbungsunterlagen und Betriebsrast: welche besonderen Pflichten müssen Arbeitgeber bei Bewerbungen schwerbehinderter Menschen beachten?
Im Nachgang zu den Antworten auf diese Fragen schlägt der Autor passende Musteranschreiben für die Einladung von Bewerbern zum Vorstellungsgespräch vor – mit oder ohne Kostenübernahme.
Erstattung von Vorstellungskosten: Allgemeine Grundsätze
Die Kosten einer Bewerbungsmappe sind Sache des Bewerbers. Zu den vom Bewerber zu tragenden Kosten gehören auch die Übermittlungskosten.
Unverlangt eingehende Bewerbungen braucht der Arbeitgeber nicht kostenpflichtig zurückzusenden, wenn der Bewerber keinen Freiumschlag beigelegt hat. Meldet sich der Bewerber nicht innerhalb einer angemessenen Frist, können die Unterlagen vernichtet werden, wobei sogar die Meinung vertreten wird, dass sich das Recht der Vernichtung auch auf Originale erstreckt. In Zeiten der überwiegenden Versendung von elektronischen Unterlagen treten diese Fragestellungen in den Hintergrund.
Der Kostenerstattungsanspruch entsteht unabhängig davon, ob das Arbeitsverhältnis zustande kommt oder nicht. Der Gerichtsstand für einen Prozess gegen den Arbeitgeber auf Erstattung der Bewerbungskosten ist der Sitz des Arbeitgebers. Der Ersatzanspruch der Vorstellungskosten unterliegt der kurzen Verjährungsfrist des § 196 Abs. 1 BGB (LAG Nürnberg 29.9.2003 – 6 Sa 882/02) .
Kostentragungspflicht durch Arbeitgeber – Ausnahme möglich
Fordert der Arbeitgeber den Bewerber auf, sich persönlich vorzustellen, werden die hiermit verbundenen Aufwendungen auch ohne besondere Vereinbarung verkehrsüblich vom Arbeitgeber von vornherein übernommen oder gegen Beleg erstattet. Ausreichend ist, dass der Bewerber sich mit Wissen und Wollen des Arbeitgebers vorstellt (LAG Nürnberg 25.7.1995 – 2 Sa 74/94, LAGE § 670 BGB Nr. 12; BAG 29.6.1988 – 5 AZR 433/87). Die Kostentragungspflicht soll den Arbeitgeber auch treffen, wenn er den aus einer Initiativbewerbung stammenden Bewerber zum Vorstellungsgespräch einlädt.
Der Anspruch auf Ersatz der Vorstellungskosten kann ausgeschlossen werden, wenn der Bewerber, wie in nachstehendem Muster, hierauf von vornherein hingewiesen wird (ArbG Kempten 12.4.1994 – 4 Ca 720/94).
Rechtsgrundlage für die Erstattung der Vorstellungskosten des Bewerbers bilden die §§ 662–676 BGB (BAG 29.6.1988 – 5 AZR 433/87).
Bewerbungen – Welche Kosten hat der Arbeitgeber zu erstatten?
Für die Höhe der Erstattungspflicht des Arbeitgebers gilt Folgendes: Ein Arbeitgeber muss einem Bewerber alle Aufwendungen ersetzen, die der Bewerber den Umständen nach für erforderlich halten durfte (BAG 29.6.1988 – 5 AZR 433/87). Was darunter zu verstehen ist, wird im Einzelfall entschieden. Etwas anderes gilt, wenn dem Bewerber rechtzeitig vorher konkret mitgeteilt wird, welche Kosten in welcher Höhe übernommen werden.
Taxikosten sollen idR erstattungsfähig sein (ArbG Köln 20.5.2005 – 2 Ca 10220/04 ), Flugkosten grds. nicht (ArbG Hamburg 2.11.1994 – 13 Ca 24/94 ). Übernachtungskosten sind zu übernehmen, wenn dem Arbeitnehmer nach der zeitlichen Lage des Vorstellungsgesprächs eine taggleiche An- und Abreise nicht zumutbar war.
Weitgehend Einigkeit besteht, dass Zeitaufwand nicht vom Arbeitgeber auszugleichen ist, weder ein genommener Urlaubstag noch ein etwaiger Verdienstausfall, weil der Arbeitgeber wegen des Entgeltfortzahlungsanspruchs des Bewerbers gegen seinen bisherigen Arbeitgeber gem. § 616 Abs. 1 S. 1 BGB nicht zwingend mit einer wirtschaftlichen Einbuße rechnen muss.
Bewerbungsunterlagen und Betriebsrat
Die Bewerbungsunterlagen sind dem Betriebsrat im Rahmen des Verfahrens nach § 99 BetrVG vorzulegen (BAG 10.11.1992 – 1 ABR 21/92). Zu den Bewerbungsunterlagen gehört nicht nur die vom Bewerber eingereichte Bewerbungsmappe. In der Regel zählen auch diejenigen Unterlagen zu den Bewerberdaten, die der Arbeitgeber über den Erwerber erstellt hat (BAG 14.12.2004 – 1 ABR 55/03). Zu den vorzulegenden Bewerbungsunterlagen gehören auch diejenigen der abgelehnten Bewerber.
Arbeitgeber haben besondere Pflichten, was Bewerbungen schwerbehinderter Menschen anbelangt: Nach § 81 Abs 1. S. 4 Sozialgesetzbuch (SGB) IX müssen sie die Schwerbehindertenvertretung und die in § 93 SGB IX genannten Vertretungen über Vermittlungsvorschläge und Bewerbungen schwerbehinderter Menschen „unmittelbar nach Eingang“ informieren. Was bedeutet „unmittelbar“ und wie muss der übliche Geschäftsablauf bei der Ausschreibung von Stellen und der Sichtung von Bewerbungsunterlagen schwerbehinderter Menschen aussehen?
Bewerberdaten: Zulässigkeit der Speicherung
Interessant wird unter dem Aspekt des Datenschutzes die Frage der Zulässigkeit einer Speicherung der überlassenen elektronischen Daten: Handelt es sich um eine Bewerbung auf eine ausgeschriebene Stelle, so ist diese im Anschluss zu vernichten. Dies gilt auch für den Betriebsrat. Allerdings sollte vor der Löschung in Bezug auf § 15 Abs. 4 AGG zur Sicherheit eine mindestens dreimonatige Frist abgewartet werden. Teilweise werden in Unternehmen Datenschutzaudits durchgeführt, die dies überprüfen. Greßlin beschäftigt sich ausführlich mit dem Umgang mit Bewerberdaten. Bei sog. Initiativbewerbungen kann davon ausgegangen werden, dass der Bewerber damit einverstanden ist, dass diese Bewerbung länger aufbewahrt wird. Ein Teil der Lit. geht ergänzend davon aus, dass Bewerberdaten während der Dauer ihrer zulässigen Speicherung gesperrt (§ 35 Abs. 3 BDSG) werden müssen, jedenfalls bedarf es eines restriktiven Konzepts der Zugangsberechtigung zu den Bewerberdaten und sie sind angemessen gegen unbefugten Zugriff Dritter zu schützen.
Ab dem 25.5.2018 gilt die neue EU-Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO). Sie geht dann als unmittelbar geltendes Recht auch dem BDSG (Bundesdatenschutzgesetz) vor. Die grundsätzlichen Anforderungen an die Wirksamkeit einer rechtsgültigen Einwilligung zur Speicherung werden durch die DSGVO nicht verändert. Allerdings enthalten die Art. 12–18 DSGVO gegenüber den bisherigen §§ 33 ff. BDSG teilweise weitergehende sowie neue Betroffenenrechte.
Wie Arbeitgeber Schadensersatzforderungen und Beweisverwertungsverbote nach der neuen DSGVO vermeiden, wurde bereits im #EFAR thematisiert.
Musterschreiben: Einladung zum Vorstellungsgespräch mit Kostenübernahme
Herrn/Frau nnn / Ihre Bewerbung vom nnn als nnn
Sehr geehrte(r) Frau/Herr nnn,
zunächst möchten wir uns bei Ihnen für die zügige Rücksendung des ausgefüllten Fragebogens bedanken. Wir haben zwischenzeitlich sämtliche Bewerberunterlagen gesichtet und uns entschlossen, Sie zu einem ersten Gespräch in unserem Hause
am nnn um nnn in nnn
einzuladen. Ihr Gesprächspartner wird Herr/Frau nnn sein.
Bitte lassen Sie uns, möglichst schriftlich, wissen, ob Sie Zeit haben, uns zu dem vorgesehenen Termin zu besuchen. Sollten Sie verhindert sein, lassen Sie uns dies bitte umgehend wissen, damit wir einen ggf. telefonisch mit Ihnen abgestimmten Gesprächstermin vereinbaren können.
Die Ihnen entstehenden Reisekosten erstatten wir Ihnen im Umfang von nnn EUR je gefahrenen Kilometer oder nach Maßgabe der Kosten eines 1. (oder 2.) Klasse-Tickets der Deutschen Bahn.
Wir freuen uns auf Ihren Besuch.
Mit freundlichen Grüßen
Musterschreiben: Einladung zum Vorstellungsgespräch ohne Kostenübernahme
Herrn/Frau nnn / Ihre Bewerbung vom nnn als nnn
Sehr geehrte(r) Frau/Herr nnn,
wir haben zwischenzeitlich Ihre Bewerberunterlagen gesichtet.
Wenn Sie an einem Bewerbungsgespräch teilnehmen wollen, lassen Sie uns dies bitte wissen, damit wir einen ggf. telefonisch mit Ihnen abgestimmten Gesprächstermin vereinbaren können.
Die Ihnen entstehenden Kosten können wir angesichts der Vielzahl der Bewerber bzw. Bewerberinnen nicht übernehmen.
Wir würden uns freuen, Sie kennenzulernen.
Mit freundlichen Grüßen
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