Das Thema
Das Bundesjustizministerium hat bereits im Herbst letzten Jahres einen Referentenentwurf zum neuen Unternehmenssanktionsrecht in Umlauf gebracht, welcher u.a. erstmalig Regelungen zu internen Untersuchungen (“internal investigations”) vorsieht. Der Referentenentwurf des Bundesjustizministeriums mit dem Titel “Gesetz zur Bekämpfung von Unternehmenskriminalität” ist inzwischen eher unter der Bezeichnung „Verbandssanktionengesetz“ oder kurz „VerSanG“ bekannt.
Es werden strenge Anforderungen gestellt, bei deren Einhaltung Unternehmen jedoch profitieren könnten. Die geplanten Neuregelungen sind die Folge des bereits im Koalitionsvertrag definierten Zieles, Unternehmenssanktionen zu erhöhen und Wirtschaftskriminalität stärker zu verfolgen. Neben der Ermöglichung der Strafbarkeit von Unternehmen und der Einführung von Beschuldigtenrechten sind auch Regelungen zum Ablauf interner Untersuchungen geplant; die wichtigsten Änderungen im Überblick:
Interne Untersuchungen führen zur Sanktionsmilderung
Führt ein Unternehmen interne Untersuchungen nach Maßgabe des VerSanG durch, sollen Sanktionen um die Hälfte gemindert werden und bei Geringfügigkeit und mangelndem öffentlichen Interesse oder unter Auflagen sogar von einer Strafe abgesehen werden können. Die Voraussetzung dafür sind jedoch streng:
Erfolgreiche Untersuchung
Die interne Untersuchung muss erfolgreich verlaufen sein. Entscheidende Voraussetzung ist, dass das Unternehmen einen wesentlichen Beitrag zur Aufklärung geleistet hat. Offen bleibt zunächst, welche Anforderungen konkret an den wesentlichen Beitrag geknüpft werden. Vorstellbar wäre bei dem bisherigen Wortlaut, dass das Unternehmen ggf. auch nur einen dienlichen Hinweis gegeben hat, welcher allerdings von solchem Gewicht und Ausmaß war, dass er entscheidende Bedeutung für die Aufklärung hatte.
Nicht mehr in Betracht wird ein wesentlicher Beitrag jedenfalls dann kommen, wenn der Verstoß durch die Behörde bereits selbstständig aufgeklärt wurde. Dem Unternehmen soll nicht ohne gewichtigen Beitrag eine Sanktionsmilderung gewährt werden.
Zusammenarbeit mit Behörden
Weiterhin erwartet wird eine umfassende Kooperation mit den zuständigen Behörden während der gesamten Zeit. Die Kooperations- und Offenlegungspflicht besteht erst ab dem Zeitpunkt, ab dem das Unternehmen sich entschließt, die Ergebnisse bzw. die Durchführung der Untersuchung bekanntzugeben. Anschließend ist es zur vollumfänglichen Kooperation mit den Behörden verpflichtet.
Beschließt die Behörde jedoch zwischenzeitlich, ohne Kenntnis der internen Untersuchung, aufgrund eines Verdachts selbstständig zu ermitteln, muss das Unternehmen sofort kooperieren. In diesem Szenario besteht keine Wahlmöglichkeit bzgl. einer Offenbarung zu einem erst späteren Zeitpunkt, wenn das Ziel der Sanktionsmilderung seitens des Unternehmens erreicht werden will.
Durchführende Person darf nicht gleichzeitig Strafverteidiger sein
Eine überraschende Änderung ist die Anforderung an die Person, welche die interne Untersuchung durchführt: diese darf nicht mit dem späteren Strafverteidiger identisch sein.
Faires Verfahren
Das interne Untersuchungsverfahren muss fair durchgeführt werden. Die Durchführung eines fairen Verfahrens wird angestrebt, damit die gefundenen Beweise auch im Strafverfahren ohne Einschränkungen verwertet werden können und es nicht zu einer erhöhten Gefahr von Falschaussagen – bereits im Vorfeld – kommt.
- Auskunftsverweigerungsrecht: Zukünftig soll Arbeitnehmern insbesondere ein Auskunftsverweigerungsrecht zukommen, wenn sie sich selbst oder Angehörige belasten müssten. Zulässig ist danach nur die Verweigerung der Antwort auf bestimmte Fragen, nicht jedoch die Verweigerung der ganzen Aussage als solches. Unternehmen erhalten dadurch zumindest einen Teil der relevanten Informationen die ggf. für die weitere Ermittlung entscheidend sein können. Darüber hinaus dürfte sich die Zahl der Falschaussagen verringern, was die Informationen für Unternehmen verwertbarer macht.
- Hinweis auf Verwendung im Strafverfahren: Im Rahmen der Durchführung eines fairen Verfahrens müssen Mitarbeiter zukünftig darauf hingewiesen werden, dass mögliche Angaben in einem Strafverfahren gegen sie verwendet werden können. Dies resultiert vor allem daraus, dass das Unternehmen, um eine Sanktionsmilderung zu erhalten, mit den Behörden kooperieren muss und diese dementsprechend die Unterlagen herausverlangen kann. Insoweit wären die Rechte des „Beschuldigten“, insbesondere der fair-trial Grundsatz der StPO, verletzt, wenn der Mitarbeiter nicht bereits in der Erstbefragung durch den Arbeitgeber auf eine mögliche Verwertung durch die Strafverfolgungsbehörden hingewiesen würde.
- Beistand: Unternehmen müssen dem Mitarbeiter zu gestehen, während der Befragung einen rechtlichen Beistand oder ein Mitglied des Betriebsrates hinzu zu ziehen. Hierdurch soll die Einhaltung der Rechte des Mitarbeiters gewährleistet werden. Darüber hinaus wird das Vertrauen des Mitarbeiters in die Richtigkeit und Rechtmäßigkeit der Befragung bestärkt und dieser somit zu umfassenderen Auskünften veranlasst. Gleichzeitig kann erzielt werden, dass auch in der sonstigen Belegschaft die Kooperationsbereitschaft erhöht wird.
Beschlagnahme und Verwertung
Der Schutz des Beschlagnahmeverbots soll für Rechtsanwälte in ihrer Gesamtheit nicht absolut gelten, sondern in diesem Umfang nur für Verteidiger in einem Strafverfahren. Ein Beschlagnahmeverbot besteht zukünftig nur dann, wenn ein Vertrauensverhältnis begründet wurde, bspw. zur Strafverteidigung, und sich das Unternehmen bereits in einer Beschuldigtenstellung befindet. Eine solche wird durch einen Anfangsverdacht der Strafverfolgungsbehörden und einem entsprechenden Willensakt zur tatsächlichen Verfolgung begründet. Die Unterlagen selbst müssen dem Vertrauensverhältnis zugerechnet werden können. Darunter fallen Unterlagen die gesammelt wurden, bevor eine Beschuldigtenstellung begründet wurde, nicht (!). Diese dürfen weiterhin beschlagnahmt werden. Das betrifft daher auch die Ergebnisse, die im Rahmen interner Untersuchungen erlangt wurden.
Folgen für Unternehmen
Die Einhaltung der Regelungen zu internen Untersuchungen dürften für Unternehmen eine bedeutende Chance zur Vermeidung von Sanktionen und Bußgeldern darstellen. Gerade wenn diese in entsprechender Höhe drohen, ist die Möglichkeit der Aufklärung ein nicht zu unterschätzendes Mittel.
Andererseits besteht das Risiko, das eine interne Untersuchung weniger effektiv verläuft, wenn bspw. eine Aussage verweigert wird und das Unternehmen daher nicht die benötigten Auskünfte erhält.
Sanktionsmilderung vs. Effizienz
Unternehmen sollten zukünftig zunächst evaluieren, wie hoch das Risiko eines Bußgelds bzw. einer Strafe ist. Dies sollte damit abgewogen werden, welche Maßnahmen für eine effektive Aufklärung vorgenommen werden müssten und ob diese bei Einhaltung der Vorschriften effizient durchgeführt werden können.
Droht ein sehr hohes Bußgeld, ist in jedem Fall eine Kooperation mit den Behörden und die Einhaltung der gesetzlichen Anforderungen zu empfehlen. Besteht das Risiko für das Unternehmen allerdings vor allem in dem Verstoß und den daraus resultierenden Schäden, ist eine effektive und zügige Aufklärung vorrangig. In dem Fall sollten sich Unternehmen entscheiden allein und ohne Einhaltung der gesetzlichen Regeln vorzugehen, soweit die Einhaltung die Aufklärung erschwert.
Wachsende Bedeutung von Hinweisgebersystemen
Sowohl für die Wahl der Kooperation mit den Behörden als auch die Wahl der alleinigen Aufklärung ist es jeweils essentiell, dass das Unternehmen als Erstes von den Verdachtsmomenten und Hinweisen erfährt, die zu einer Untersuchung und Aufklärung führen können. Hierfür ist es unabdingbar interne Meldekanäle einzuführen.
Die meisten Unternehmen werden hierzu zwar ohnehin nach Einführung der mittlerweile beschlossenen EU-Richtlinie zum Schutz von Hinweisgebern verpflichtet sein, dennoch ist zu betonen, dass die Kanäle vielseitig und möglichst attraktiv zu gestalten sind, damit Unternehmen einerseits möglichst viele Hinweise erhalten und andererseits eine direkte Meldung an Behörden vermieden werden kann.
Nur, wenn die Unternehmen die Hinweise zuerst erhalten und bearbeiten, ist gewährleistet, dass entweder ein – erforderlicher – wesentlicher Beitrag durch sie zur Aufklärung geleistet werden kann oder die Aufklärung ohne Beteiligung der Behörden erfolgen kann.
Interne Untersuchungen: Datenschutzrechtliche Grundsätze beachten
Egal wie das VerSanG am Ende Ablauf und Wirksamkeit interner Untersuchungen im Detail ausgestalten wird, sei kurz daran erinnert, dass auch der Datenschutz Berücksichtigung finden sollte: Da interne Untersuchungen ohne die Verarbeitung von Daten so gut wie undenkbar sind, müssen die durch die DSGVO verschärften Vorgaben sorgsam beachtet werden.
