Änderung des Nachweisgesetzes beschlossen – Handlungsbedarf für alle Unternehmen

Das Thema

Gestern hat der Bundestag die Änderung des Nachweisgesetzes beschlossen. Damit setzt der deutsche Gesetzgeber die EU-Arbeitsbedingungsrichtlinie um, mit der auf europäischer Ebene ein einheitlicher Rahmen für mehr Transparenz am Arbeitsplatz durch die Information der Beschäftigten über die wesentlichen Arbeitsbedingungen geschaffen wurde. Unternehmen haben damit deutlich umfassendere Nachweispflichten gegenüber ihren Beschäftigten. Dies gilt nicht nur für neue Arbeitsverhältnisse. Vielmehr können Beschäftigte auch in bereits bestehenden Arbeitsverhältnissen die neuen Nachweise einfordern. Verstöße hiergegen sind künftig bußgeldbewehrt. Schließlich hat der deutsche Gesetzgeber für die Erfüllung der Nachweispflichten die Schriftform vorgesehen – im Zeitalter digitaler Arbeitswelten ein fragwürdiger Rückschritt. Um die ab dem 01.08.2022 geltenden Vorgaben zu erfüllen, kommt auf den HR-Bereich mithin eine Menge Arbeit zu.

Weitere Nachweispflichten und Umsetzungsprobleme

Durch die Änderung des Nachweisgesetzes werden die schriftlich niederzulegenden Vertragsbedingungen unter anderem um die folgenden Punkte ergänzt:

• die Zusammensetzung und die Höhe des Arbeitsentgelts, einschließlich der Vergütung von Überstunden, der Zuschläge, der Zulagen, Prämien und Sonderzahlungen sowie anderer Bestandteile des Arbeitsentgelts. Diese sind jeweils getrennt mit ihrer jeweiligen Fälligkeit sowie der Art der Auszahlung anzugeben (bar bzw. bargeldlos),
• die Arbeitszeit, vereinbarte Ruhepausen und Ruhezeiten,
• bei vereinbarter Schichtarbeit das Schichtsystem, der Schichtrhythmus und Voraussetzungen für Schichtänderungen,
• im Falle von Arbeit auf Abruf die Zahl der mindestens zu vergütenden Stunden, die Frist innerhalb derer die Arbeit „abzurufen“ ist und der Zeitrahmen, der für die Erbringung der Arbeitsleistung festgelegt wird durch Benennung von Referenztagen und Referenzstunden,
• Hinweis auf die Möglichkeit der Anordnung von Überstunden und deren Voraussetzungen (sofern vereinbart),
• das bei der Kündigung des Arbeitsverhältnisses von beiden Seiten einzuhaltende Verfahren: dabei mindestens das Schriftformerfordernis und die Fristen für die Kündigung des Arbeitsverhältnisses sowie die Frist zur Erhebung einer Kündigungsschutzklage,
• die Dauer der Probezeit (sofern vereinbart),
• erweiterte Unterrichtungspflichten im Zusammenhang mit einem Auslandsaufenthalt in Entsendefällen

Im Falle einer länger als vier aufeinanderfolgende Wochen dauernden Auslandstätigkeit der Beschäftigten sind vor der Abreise zusätzlich folgende Angaben auszuhändigen:

• das Land oder die Länder, in dem oder in denen die Arbeit im Ausland geleistet werden soll,
• die Währung, in der die Entlohnung erfolgt,
• die geplante Dauer der Arbeit,
• sofern vereinbart mit dem Auslandsaufenthalt verbundene Geld- oder Sachleistungen, (Entsendezulagen, zu erstattende Reise-, Verpflegungs- und Unterbringungskosten),
• die Angabe, ob eine Rückkehr der Beschäftigten vorgesehen ist und ggf. die Bedingungen der Rückkehr

Leider werfen viele der neuen Nachweispflichten erhebliche rechtliche Unsicherheiten auf. Dies gilt beispielsweise für das bei der Kündigung einzuhaltende Verfahren. Beim Versuch einen kompakten Hinweis auf dieses komplexe Verfahren zu formulieren, wird man schnell an Grenzen stoßen. Auch der Umfang der Verweisungsmöglichkeiten auf Tarifverträge, Betriebs- oder Dienstvereinbarungen wirft einige Fragen auf (§ 2 Abs. 4 NachwG-nF). Insbesondere bei tarifgebundenen Unternehmen oder im öffentlichen Dienst, wo Arbeitsverträge aufgrund umfangreicher Verweisungs- bzw. Bezugnahmeklauseln häufig sehr kurz sind, besteht voraussichtlich Anpassungsbedarf.

Fristen zur Erbringung der Nachweise

Die bisherige Frist zum Nachweis der wesentlichen Arbeitsbedingungen von einem Monat nach Aufnahme der Tätigkeit wird deutlich verkürzt:

• Bei ab dem 01.08.2022 neu begründeten Arbeitsverhältnissen muss über bestimmte zentrale Aspekte bereits am ersten Tag der Arbeitsleistung – nicht bereits bei Vertragsschluss – informiert werden. Hierzu gehören Name und Anschrift der Parteien, die Höhe des Arbeitsentgelts sowie die vereinbarte Arbeitszeit.
• Für die übrigen nachzuweisenden Informationen sind gestaffelte Fristen vom siebten Kalendertag bis zu einem Monat nach dem vereinbarten Beginn des Arbeitsverhältnisses vorgesehen.

Um nicht mehrere Nachweisschreiben versenden zu müssen, sollten diese Pflichten einheitlich am ersten Tag der Arbeitsleistung oder bereits bei Vertragsschluss erfüllt werden.

Für vor dem 01.08.2022 bereits bestehende Arbeitsverhältnisse sind die entsprechenden Nachweise erst nach Aufforderung durch einzelne Beschäftigte am siebten Tag nach Zugang der Aufforderung bzw. nach einem Monat auszuhändigen.

Änderungen der wesentlichen Vertragsbedingungen sind an dem Tag mitzuteilen, an dem die Änderung wirksam wird. Dies gilt nicht, wenn sie auf einer Änderung der gesetzlichen Vorschriften, Tarifverträge, Betriebs- oder Dienstvereinbarungen beruhen (§ 3 NachwG-nF).

Formerfordernisse

Politisch für erhebliche Diskussionen gesorgt hat das Erfordernis der Schriftform (vgl. BT-Drucks. 20/2392, S. 9). Schriftform in diesem Zusammenhang setzt eine eigenhändige Unterschrift auf einem (Papier-) Dokument voraus. Verträge müssen beide Parteien auf derselben Urkunde unterzeichnen (§ 126 BGB). Zwar sieht die europäische Richtlinie eine elektronische Übermittlung der Nachweise an die Beschäftigten als ausreichend an (vgl. Art. 3 Richtlinie (EU) 2019/1152), der nationale Gesetzgeber hält weiterhin an der Schriftform fest. Damit müssen die Informationspflichten aus dem Nachweisgesetz – nicht zwingend die Arbeitsverträge selbst – schriftlich ausgefertigt, unterschrieben und dem Beschäftigten ausgedruckt übergeben werden. Nicht ausreichend ist damit eine Übermittlung als eingescanntes Dokument.

Sanktionen und Rechtsfolgen von Verstößen

Verstöße gegen das NachwG stellen in Zukunft Ordnungswidrigkeiten dar, die mit einem Bußgeld von bis zu EUR 2.000 geahndet werden können. Dies gilt für den Fall, dass Unternehmen die Niederschrift mit den wesentlichen Vertragsbedingungen nicht, nicht richtig, nicht vollständig, nicht in der vorgeschriebenen Weise oder nicht rechtzeitig aushändigen. Der Gesetzentwurf geht im Rahmen des Erfüllungsaufwandes von einer Kontrolldichte von 1 Prozent der Betriebe pro Jahr aus und gelangt zu 31.418 Kontrollen (vgl. BT-Drucks. 20/1636, S. 22).

Wie bisher führt ein Verstoß gegen die Nachweispflichten nicht zur Unwirksamkeit des Arbeitsvertrages. Darüber hinaus sind indes keine ausdrücklichen Rechtsfolgen einer Verletzung der Nachweispflicht im Gesetz festgelegt. Klargestellt wird insbesondere, dass die Wirksamkeitsfiktion der Kündigung (§ 7 KSchG) bei nicht rechtzeitiger Kündigungsschutzklage auch bei einem nicht ordnungsgemäßen Nachweis der Frist zur Erhebung der Kündigungsschutzklage anzuwenden ist (§ 2 Nr. 14 NachwG-nF). Unklar ist, ob im Fall eines fehlerhaften Nachweises in diesem Bereich möglicherweise ein Anspruch auf Schadensersatz gegen den Arbeitgeber bestehen kann oder eine nachträgliche Zulassung der Kündigungsschutzklage möglich ist. Ebenfalls unklar ist, ob trotz fehlerhafter oder unvollständiger Nachweispflichten die jeweiligen Ansprüche von vertraglichen oder tariflichen Ausschlussfristen erfasst werden. Auch aus diesem Grund ist eine möglichst zutreffende Erfüllung der Nachweispflichten zwingend angezeigt.

Praxishinweise für Unternehmen

Das Nachweisgesetz verlangt nicht die Erbringung der Nachweise durch den Arbeitsvertrag selbst. Eine zwingende Schriftform für Arbeitsverträge gibt es damit nicht. Anders als der Arbeitsvertrag ist der Nachweis der wesentlichen Vertragsbedingungen auch eine reine Wissenserklärung des Unternehmens und kann folglich jederzeit einseitig geändert werden. Davon ausgehend ist Folgendes für die Praxis zu empfehlen:

• Die Erfüllung aller Nachweispflichten im Arbeitsvertrag ist wenig praxistauglich. Insbesondere detaillierte Hinweise zu Kündigungsverfahren werden Arbeitsverträge nicht nur überfrachten, sondern sind auch personalpolitisch wenig sinnvoll.
• Es ist in jedem Einzelfall zu prüfen, welche der Nachweispflichten im Arbeitsvertrag erfüllt werden und welche in einer separaten Anlage zu diesem Vertrag.
• Werden Arbeitsverträge bislang elektronisch signiert, kann mit ihnen keine Nachweispflicht erfüllt werden. In diesem Fall müssten alle Nachweispflichten zusätzlich in einem der gesetzlichen Schriftform genügenden Dokument erfüllt werden. Dieses kann dann am ersten Tag der Arbeitsleistung übergeben werden.
• Von der Möglichkeit des Verweises auf Tarifverträge, Betriebs- oder Dienstvereinbarungen ist möglichst umfassend Gebrauch zu machen. Die Verweise sollten indes möglichst konkret sein.
• Auch im Rahmen bestehender Arbeitsverhältnisse können Anforderungen nach dem Nachweisgesetz ab dem 01.08.2022 geltend gemacht werden. Aus diesem Grund sollte ein Template erstellt werden, um mögliche Anfragen zeitnah und reibungslos für bestehende Arbeitsverhältnisse erfüllen zu können.